Niezapłacona faktura – jak odzyskać pieniądze? Co z podatkami?

W życiu każdego przedsiębiorcy nadchodzi taki dzień, kiedy okazuje się, że klient nie opłacił faktury – i co gorsza, wcale nie planuje tego robić. Upomnienia mailowe i telefoniczne nie pomagają, podobnie jak wezwania do zapłaty. A dni mijają. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy istnieje szansa na odzyskanie pieniędzy? I czy przedsiębiorca musi zapłacić podatek VAT i dochodowy w przypadku niezapłaconej faktury? 

Zminimalizuj ryzyko niezapłaconych faktur

Zacznijmy od tego, co możesz zrobić, aby uchronić się przed współpracą z kontrahentami, którzy nie płacą faktur lub robią to z bardzo dużym opóźnieniem. Kiedy pojawia się nowy klient, nie reaguj zbyt entuzjastycznie. Zanim zaczniesz się cieszyć, sprawdź przyszłego kontrahenta. 

Dowiedz się czegoś o kliencie

Przed podjęciem współpracy upewnij się, czy dana firma rzeczywiście istnieje, jak wygląda strona internetowa, czy nie ma problemu z kontaktem, czy w sieci nie ma negatywnych opinii na temat tej firmy itp. Warto również zweryfikować, jak długa działa firma i czy nie ma ona żadnych długów. W przypadku poważniejszej współpracy może zdecydować się na przykład na pobranie raportu o kontrahencie w BIK. Koszt to 24 zł za jeden taki raport. Źródeł informacji o tym, czy dana firma nie ma długów, jest obecnie naprawdę sporo – opisywaliśmy już najlepsze sposoby na sprawdzenie kontrahenta

Umowy i zaliczki to podstawa

Bardzo dobrą praktyką jest podpisywanie umów (co w przypadku freelancerów nie jest wcale tak powszechne), a także wymaganie zaliczek lub zadatków. Jeśli nie masz pewności co do kontrahenta, możesz również podzielić prace na osobno rozliczane etapy. Wszystkie te działania mogą zminimalizować ryzyko, że problem nieopłaconych faktur będzie dotyczył również Ciebie. 

Niezapłacona faktura – co robić?

Wykonałeś zlecenie, wystawiłeś fakturę i z uśmiechem na ustach pomyślałeś, że już niedługo pieniądze wpłyną na Twoje konto. Niestety, minęło kilka dni, a następnie tygodni, a przelewu jak nie było, tak nie ma. Zaczynasz podejrzewać, że coś jest nie tak. Tym bardziej, że kontrahent nie reaguje na pytania, kiedy planuje wykonać przelew. Termin opłacenia faktury minął, a Ty nadal nie otrzymałeś pieniędzy. Niestety, musisz podjąć konkretne działania. 

Upomnij się o zapłatę

Zacznij od wykonania telefonu do kontrahenta, a jeśli nie odbierze, wyślij wiadomość e-mail na dwa dni po terminie opłacenia faktury. Jeśli to nie pomoże, zrób to ponownie po około 7-10 dniach. Być może klient nie będzie odbierał telefonu i nie odpisze, a może będzie obiecywał, że niedługo zapłaci. Jeżeli jest to Twój stały klient, który zawsze zapłacił w terminie, ale tym razem tłumaczy, że ma na przykład problemy, nie przesadzaj z naciskami – o wiele lepiej zaczekać kilka dni niż stracić klienta, który zawsze był w porządku. Jeśli jednak klient ewidentnie nie planuje opłacać faktury, pora na wytoczenie cięższych dział. 

Wyślij wezwanie do zapłaty

W tym momencie możesz wysłać przedsądowe lub ostateczne wezwanie do zapłaty. Oczywiście nie masz obowiązku tego robić, jednak warto spróbować. Jeśli okaże się, że należności będziesz dochodzić w sądzie, będzie to dowód, że wyczerpałeś wszystkie możliwości. W tym momencie możesz również zgłosić firmę jako dłużnika, na przykład w Biurze Informacji Gospodarczej. Tego typu wezwanie należy wezwać listem poleconym – w ten sposób uzyskasz dowód, że zostało odebrane. 

Skorzystaj z pomocy prawnej

W momencie, gdy wezwanie do zapłaty nie przyniesie rezultatów, pozostaje Ci jedynie zgłoszenie się do firmy windykacyjnej lub do prawnika, który specjalizuje się w odzyskiwaniu należności. 

Klient nie opłacił faktury – co z podatkami? 

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, nawet niezapłacone faktury powodują powstanie obowiązku podatkowego. A zatem, jeśli Twój kontrahent nie zapłacił faktury, Ty i tak musisz opłacić od niej podatek dochodowy i VAT. Powoduje to powstanie podwójnego obciążenia, ponieważ nie otrzymałeś zapłaty za wydany towar czy za wykonaną usługę. Dobra wiadomość jest jednak taka, że masz możliwość skorzystania ze swego rodzaju udogodnień podatkowych, które przewidziane zostały na wypadek niezapłaconej faktury. 

Podatek VAT – ulga za złe długi

Jedną z możliwości, z jakich może skorzystać przedsiębiorca w sytuacji, gdy faktura nie została zapłacona, jest tzw. ulga za złe długi. Jest to procedura, która pozwala na odzyskanie takiego podatku. Niestety, konieczność zapłacenia podatku VAT od takiej faktury może stanowić spore obciążenie dla firmowego budżetu. Rozwiązanie to jest dostepne w sytuacji, gdy – pomimo licznych prób – nie udało się odzyskać należności. Procedurę odzyskiwania podatku VAT można rozpocząć po 90 dniach od nieopłacenia faktury (czyli od terminu płatności). Dodatkowo kontrahent musi być czynnym płatnikiem VAT. Korekta podatku VAT może wystąpić na całości nieuregulowanej wierzytelności lub na jej części, która nie została uregulowana. 

Odzyskanie podatku dochodowego

Kolejnym obowiązkiem podatkowym przedsiębiorcy jest opłacenie podatku dochodowego – również w przypadku niezapłaconej faktury. Jak się okazuje, odzyskanie takiego podatku jest możliwe. Procedura jest tutaj jednak nieco bardziej skomplikowana. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, możliwe jest zaliczenie nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodu. Jest to dopuszczalne pod warunkiem, że wierzytelność została uprzednio naliczona do przychodów należnych i nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona.

Niezapłacona faktura – podsumowanie

Problem niepłacenia faktur jest w Polsce powszechny, dlatego warto zabezpieczyć się przed nim na wszystkie możliwe sposoby. A jeśli już któryś z kontrahentów nie opłaci faktury, wykorzystaj dostępne sposoby na odzyskanie należności lub przynajmniej zapłaconych podatków. Jednym ze sposobów na zabezpieczenie się na wypadek takich sytuacji jest faktoring. Wystarczy, że po wystawieniu faktury skorzystasz z faktoringu pełnego, a całe ryzyko zostanie przeniesione właśnie na firmę faktoringową.