Najlepsze sposoby na sprawdzenie kontrahenta

Udało Ci się znaleźć nowego kontrahenta, ale firma wzbudza u Ciebie pewne wątpliwości? A może zgłosił się do Ciebie zupełnie nowy klient, ale nic nie wiesz o jego firmie? Niestety, choć zaufanie w biznesie jest bardzo ważne, zdarzają się również nieuczciwi przedsiębiorcy. Warto więc poznać sposoby na sprawdzenie kontrahenta, aby uniknąć późniejszych nieprzyjemności.

Dlaczego warto sprawdzać nowych partnerów biznesowych?

Wielu początkujących przedsiębiorców nawiązuje współpracę z nowymi klientami bez żadnych oporów. Z reguły jest tak do czasu, aż… trafią na kogoś nieuczciwego. Sprawdzenie kontrahenta przed nawiązaniem współpracy nie zajmuje wiele czasu, a może okazać się skutecznym sposobem na uchronienie się przed stratą towaru lub pieniędzy. W wielu przypadkach transakcje z nieuczciwymi partnerami mogą mieć również poważniejsze konsekwencje, włącznie z wplątaniem z tzw. karuzelę VAT. Warto więc za każdym razem sprawdzać nowego klienta lub partnera biznesowego. Jak to zrobić?

Sposoby na sprawdzenie kontrahenta

Obecnie sposobów na sprawdzenie potencjalnego partnera biznesowego jest wiele, a w większości przypadków można zrobić to online, bez wychodzenia z domu. Dobrym pomysłem jest sprawdzenie kontrahenta na kilka sposobów, aby mieć 100% pewności, że nie ma on nic do ukrycia. Większość informacji dostępna jest w publicznych, bezpłatnych rejestrach – choć istnieją również serwisy płatne. Co i gdzie warto sprawdzić przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy?

1. Sprawdź firmę w CEIDG

Jeśli Twój nowy klient prowadzi działalność gospodarczą, możesz sprawdzić go w  CEIDG. Wystarczy, że znasz numer NIP, REGON albo imię i nazwisko. CEIDG jest cennym źródłem informacji. Dowiesz się tam, jak długo istnieje firma, czy nie ma żadnej informacji o upadłości lub postępowaniu naprawczym czy restrukturyzacyjnym, a także jak rodzaj działalności prowadzi Twój przyszły kontrahent. No i najważniejsze – sprawdzisz, czy osoba o takim imieniu i nazwisku rzeczywiście prowadzi firmę.

2. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

Jeśli Twój kontrahent, z którym masz nawiązać współpracę, prowadzi spółkę, możesz sprawdzić go w KRS. Znajdziesz tu informacje o spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych cz komandytowo-akcyjnych, a także z o.o. Firmę z łatwością wyszukasz po numerze NIP, REGON czy KRS. KRS jest źródłem wielu cennych informacji, m.in. na temat formy działalności, sposobów reprezentacji czy wysokości kapitału zakładowego. Koniecznie sprawdź datę złożenia sprawozdania finansowego (jej brak może wskazywać na problemy spółki) oraz to, czy w KRS nie ma informacji o otwarciu likwidacji. Dodatkowo możesz upewnić się, która z osób ma prawo do podpisywania dokumentów.

3. Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON)

W wyszukiwarce Krajowego Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON) również można znaleźć informacje o przedsiębiorcach. Spis prowadzony jest przez GUS. Aby wyszukać informację, wystarczy numer REGON lub NIP czy KRS. Znajdziesz tutaj podobne informacje, jak w CEIDG. Dodatkowo możesz znaleźć dane spółek cywilnych.

4. Biała lista podatników VAT

Funkcjonująca od niedawna biała lista podatników VAT to kolejny sposób na sprawdzenie kontrahenta. Możesz wyszukać firmę przy pomocy numeru NIP, REGON, nazwy podmiotu, a także numeru konta. W rejestrze znajdują się informacje o tym, czy dany podatnik jest obecnie czynnym płatnikiem VAT, a jeśli tak, to od kiedy. Dodatkowo upewnisz się, czy był czynnym płatnikiem VAT w okresie, który Cię interesuje – znajdziesz tutaj opcję wyszukania informacji dla konkretnej daty. W przypadku wykreślenia z rejestru dowiesz się także, jaki był tego powód. Oprócz tego możesz poznać numery rachunków rozliczeniowych. Jeśli planujesz wystawienie faktury VAT, koniecznie sprawdź kontrahenta w tym rejestrze.

5. Opinie o kontrahencie

Nie zaszkodzi również sprawdzenie, co na temat firmy przyszłego kontrahenta znajdziesz w Internecie. W końcu to obecnie najlepsze źródło wiedzy. Zajrzyj na stronę internetową firmy, na profile w mediach społecznościowych (sprawdź, czy są aktualizowane), a także poczytaj opinie o danej firmie. Mogą to być opinie klientów, pracowników czy innych kontrahentów. Zwróć uwagę na daty – jeśli zarówno posty w mediach społecznościowych, jak i opinie nie pojawiają się od jakiegoś czasu, powinno to wzbudzić Twoje wątpliwości. Z drugiej strony warto pamiętać, że nieprzychylne opinie mogą być efektem działań nieuczciwej konkurencji – co niestety w dzisiejszych czasach ma miejsce nader często. Warto więc poświęcić nieco więcej czasu na sprawdzenie kontrahenta, aby wyrobić sobie jak najlepszy obraz sytuacji.

6. Inne sposoby na sprawdzenie kontrahenta

Wymienione metody należą do najprostszych. Istnieją jednak inne sposoby na sprawdzenie, czy kontrahent jest uczciwy i opłacalny. Możesz na przykład zasięgnąć informacji w Urzędzie Skarbowym. Na Twój wniosek Urząd wyda zaświadczenie, z którego dowiesz się m.in., czy kontrahent składa deklarację w terminie lub nie zalega z płatnościami podatków. Aby sprawdzić, czy dany kontrahent ma długi, możesz z kolei zajrzeć do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych lub do Biura Informacji Gospodarczej, a także do Krajowego Rejestru Długów czy Rejestru Dłużników.

Najlepsze metody na sprawdzenie kontrahenta – podsumowanie

Jak widzisz, sposobów na sprawdzenie kontrahenta jak sporo. Możesz zacząć od zweryfikowania informacji w CEIDG, KRS czy REGON, a także od sprawdzenia białej listy podatników VAT. Jeśli nadal masz wątpliwości, możesz również upewnić się, że dana firma nie ma długów. Dobry pomysłem może być także poczytanie opinii na temat firmy klienta – może to być ciekawe źródło informacji. Jedno jest pewne – sprawdzenie kontrahenta to bardzo dobry pomysł, kiedy planujesz nawiązanie nowej relacji biznesowej i zależy Ci na tym, aby była ona owocna. W końcu w biznesie chodzi o to, aby pieniądze łączyły, a relacje były oparte na wzajemnym zaufaniu.