Termin płatności faktury – jaki powinien być?

Od niedawna prowadzisz działalność gospodarczą i zastanawiasz się, jaki termin płatności powinien znaleźć się na fakturach, które wystawiasz swoim klientom? Zależy Ci na tym, aby płatność dokonywana była jak najszybciej, tak abyś możliwie wcześnie otrzymywał pieniądze? A może planujesz wystawianie faktur z odroczonym terminem płatności lub sam takie otrzymujesz? Sprawdź, co na ten temat mówią przepisy i jak ustalić termin płatności faktury.

Termin płatności na fakturze jest opcjonalny!

To jedna z najważniejszych informacji dla każdego przedsiębiorcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, umieszczanie terminu płatności na fakturze nie jest obowiązkowe. Jest to tylko opcja, z której można skorzystać. Zgodnie z Ustawą o VAT na fakturze muszą znaleźć się trzy daty:

  • data wystawienia faktury,
  • data dokonania dostawy, zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • data otrzymania zapłaty – w przypadku, gdy płatność ma miejsce przed sprzedażą i jej termin różni się od daty wystawienia faktury.

Niemniej jednak większość przedsiębiorców przy wystawianiu faktury umieszcza na niej termin płatności. Z reguły termin ten wynosi 30 dni, choć zdarzają się faktury z innym terminem płatności. No właśnie – czy panuje tutaj pełna dowolność, czy jednak kwestia ta regulowana jest przez ustawę?

Jak ustalić termin płatności faktury?

To, jaki termin płatności powinien znaleźć się na fakturze, może sprawić niemały problem – szczególnie początkującym przedsiębiorcom. Może to być uzależnione od kilku czynników. Oto dwie najczęściej spotykane sytuacje.

Termin określony w umowie

Zdecydowanie najprostsza będzie sytuacji, gdy termin płatności faktury zostanie określony w umowie. Jeśli na przykład znajdzie się w niej zapis, że płatność zostanie dokonana w terminie 7 dni od zaakceptowania projektu czy w ciągu 14 dni od wystawienia faktury, sprawa jest prosta. Warto więc już na etapie początkowych ustaleń i podpisywania umowy ustalić, jaki ma być termin płatności. Oczywiście podczas wystawiania faktury trzeba podać dokładnie taki termin. Należy zwrócić na to szczególną uwagę w przypadku faktur, na których termin płatności umieszczany jest automatycznie, na przykład przez program księgowy.

Ustalenie terminu płatności przez przedsiębiorcę

Jeśli termin opłacenia faktury nie został określony w umowie, przedsiębiorca ma prawo określić go samodzielnie. Do jego decyzji należy, czy ustali to z klientem, czy też nie. Z reguły jednak przedsiębiorcy wpisują na fakturze termin płatności 30 dni, który jest najbardziej uniwersalny. Istnieje jednak możliwość podania innej daty, na przykład 10 dni – i taki termin również będzie dla klienta wiążący.

Odroczony termin płatności – kiedy warto zdecydować się na takie rozwiązanie?

W niektórych branżach, na przykład budowlanej czy transportowej, bardzo popularne są faktury z odroczonym terminem płatności. Zgodnie z Ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, termin ten może wynosić do 60 dni. Głównym celem wprowadzenia tej Ustawy jest przeciwdziałanie zatorom płatniczym. Co bardzo ważne, Ustawa przewiduje także odsetki, które naliczane są za opóźnienia przy płatności. Ich wysokość zależna jest od tego, jaka jest wartość świadczenia pieniężnego.

Jak mówi Art. 10. 1. Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych:

Wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, o których mowa w art. 7 ust. 1 lub art. 8 ust. 1, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty: 

1) 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych; 

2) 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych; 

3) 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Sytuacja, w której klient nie opłaca faktury, jest skomplikowana, w szczególnie dla młodych przedsiębiorców i dla osób, prowadzących małe firmy. Ustawa ta ma na celu zapobieganie takim sytuacjom. Należy jednak pamiętać, że prawo do egzekwowania wymienionej wyżej kary ma przedsiębiorca, który nie otrzymał pieniędzy. Jeśli skorzystał on z faktoringu lub z usług firmy windykacyjnej, nie ma on prawa do rekompensaty.

Zastanawiasz się, czy odroczony termin płatności faktury to dobre rozwiązanie? Jeśli Twój klient nalega na takie rozwiązanie, nic nie stoi na przeszkodzie. Większość przedsiębiorców obawia się, że negatywnie wpłynie to na płynność finansową firmy, jednak pewną opcją jest tutaj faktoring. Decydując się na skorzystanie z usług firmy faktoringowej, możesz zaoferować klientowi odroczony termin płatności faktury, a sam otrzymasz pieniądze niemal od razu po jej wystawieniu. To dobry sposób na wyróżnienie się na tle konkurencji i na zbudowanie dobrej relacji z nowym kontrahentem.

Termin płatności faktury – podsumowanie

W większości przypadków termin płatności faktury wynosi 30 dni. Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą i dopiero zyskujesz nowych klientów, postaraj się, aby informacja o dacie płatności znalazła się w umowie. Możesz również ustalić ją z klientem – z pewnością będzie to mile widziane. W wielu przypadkach kontrahenci sami proszą o to, aby na fakturze znalazł się odroczony termin płatności, na przykład 60 dni. Możesz zdecydować się na takie rozwiązanie bez czekania na płatność. Wystarczy, że skorzystać z usług firmy faktoringowej, dzięki czemu pieniądze otrzymasz niemal od razu. W końcu w biznesie chodzi o to, aby pieniądze łączyły, a nie dzieliły – a zaufanie i dobre relacje z kontrahentami mogą być na wagę złota.