Co musi zawierać faktura uproszczona i jak ją wystawić?

Jakiś czas temu Ministerstwo Finansów zaproponowało, aby paragony fiskalne z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł nie były uznawane za fakturę uproszczoną. Po konsultacjach zrezygnowano jednak z wprowadzenia zmian. Wielu przedsiębiorców odetchnęło z ulgą na wieść, że faktura uproszczona zostaje. Przedsiębiorcy muszą jednak stosować się do wytycznych, które sformułowane zostały w objaśnieniach podatkowych z dnia 16 października 2020 roku. Jak powinna wyglądać faktura uproszczona i w jakich sytuacjach ma zastosowanie?

Faktura uproszczona – czym jest?

Faktura uproszczona to rodzaj dokumentu, który bardzo ułatwia życie przedsiębiorcom. Właśnie dlatego informacja o zmianach planowanych przez Ministerstwo Finansów wzbudziła tak duży niepokój. Na szczęście, po konsultacjach z przedsiębiorcami, Ministerstwo wycofało się z planu wprowadzenia zmian. Oznacza to, że można w dalszym ciągu korzystać z tej formy rozliczenia.

Faktura uproszczona to doskonała alternatywa dla faktury VAT. To właśnie faktura VAT jest najbardziej podstawowym i najczęściej stosowanym przez przedsiębiorców dowodem księgowym, który uprawnia do późniejszego odliczenia podatku VAT. Niemniej jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na zastosowanie faktury uproszczonej, która ma na celu ułatwienie rozliczeń. Uproszczenie polega tutaj na tym, że ograniczona jest ilość danych, które muszą znaleźć się na dokumencie.

Kiedy można ją wystawić, a kiedy nie?

Zarówno Ustawa o podatku o towarach i usług, jak i rozporządzenie Ministerstwa Finansów jasno określają, co musi zawierać faktura VAT. Prawo przewiduje jednak sytuację, w której podatnik może zastosować fakturę uproszczoną. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 Ustawy o VAT:

„Faktura może nie zawierać (…) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.”

A zatem, jeśli kwota transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro i gdy faktura zawiera dane, które pozwalają na określenie poszczególnych stawek podatku, możliwe jest wystawienie faktury uproszczonej. 

A kiedy wystawienie faktury uproszczonej nie jest możliwe? Istnieje kilka takich sytuacji:

  • w przypadku sprzedaży wysyłkowej na i z terytorium kraju,
  • w przypadku sprzedaży, przy której na fakturze nie jest podawany NIP nabywcy,
  • w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i usług.

Jakie informacje musi zawierać dokument?

Jak czytamy w dalszej części art. 106e ust. 1 pkt 3, 8, 9 i 11–14 Ustawy o VAT, faktura uproszczona nie musi zawierać:

  • imion i nazwisk lub  nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adres,
  • miar i ilości lub liczby dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku,
  • wartości dostarczonych towarów i wykonanych usług, objętych transakcję, bez kwoty podatku,
  • stawki podatki,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i na sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na stawki podatku.

Wszystkie te informacje muszą znaleźć się na fakturze VAT, ale nie na fakturze uproszczonej. Co wobec tego powinna zawierać faktura uproszczona?

  • data wystawienia faktury,
  • kolejny numer, który pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury,
  • numer, który pozwoli na zidentyfikowanie podatnika,
  • numer, za pomocą którego można zidentyfikować nabywcę dla podatku,
  • datę dokonania  lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usług,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • kwoty wszystkich zniżek i rabatów,
  • kwotę należności ogółem.

Jak widać, informacje, które musi zawierać faktura uproszczona są nieliczne – szczególnie w porównaniu do faktury VAT.

Paragon jako faktura uproszczona – nowe przepisy

Wiele osób zastanawia się, czy paragon może być fakturą uproszczoną. W myśl przepisów, obowiązujących w Polsce od stycznia 2020 roku, sprzedawca ma możliwość wystawienia faktury do paragonu wyłącznie w sytuacji, kiedy na paragonie umieszczony jest NIP nabywcy (gdy nabywcą jest firma) lub gdy nabywcą jest konsument. Wtedy na paragonie nie musi znajdować się NIP nabywcy, a nabywcą jest osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Obecnie w Ministerstwie Finansów prowadzone są prace legislacyjne, które mają pozwolić podatnikom na niewskazywanie w nowym JPK_VAT podstawy opodatkowania oraz należnego podatku, które wynikają z faktur uproszczonych, do 30 czerwca 2021 roku. Ministerstwo Finansów opublikowało także informację, że podjęto decyzje o nieprocedowaniu zmian w fakturach uproszonych oraz że stosować należy wytyczne sformułowane w  objaśnieniu podatkowe z dnia 16 października 2020 roku.

Podsumowanie

Faktura uproszczona nadal będzie dostępna dla przedsiębiorców, co dla wielu osób jest powodem do radości. I nic dziwnego – to świetna alternatywa dla faktury VAT, szczególnie w przypadku transakcji, opiewających na niewielką kwotę do 450 zł.

Źródło:

https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-dotyczace-faktur-uproszczonych-zakonczone

https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-dnia-16-pazdziernika-2020-r-dot-uznania-paragonow-fiskalnych-za-faktury-uproszczone