Co musi zawierać faktura VAT?

Jesteś początkującym przedsiębiorcą i lada moment zaczniesz wystawiać pierwsze faktury? Zastanawiasz się, co musi zawierać faktura VAT, jakie elementy muszą się na niej znaleźć i w jaki sposób możesz ją wystawić? W naszym poradniku znajdziesz wszystkie informacje, których potrzebujesz.

Faktura VAT – najpopularniejszy dokument wśród przedsiębiorców

Faktura VAT jest dokumentem sprzedaży, który stanowi poświadczenie zaistnienia transakcji pomiędzy pośredniczącymi ze sobą stronami. Może stanowić potwierdzenie sprzedaży lub wykonania usługi. Z reguły wystawiana jest przez podatników VAT – choć nie tylko. Od początku 2014 roku w Polsce nawet firmy, które nie są płatnikiem VAT, mają obowiązek wystawiania faktur. Jest to najczęściej stosowany dokument, w szczególności w transakcjach B2B.

Do kiedy trzeba wystawić fakturę?

W większości przypadków przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury VAT do 15 dnia od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub wykonanie usługi. Istnieje także możliwość wystawienia faktury wcześniej – nie szybciej jednak niż 30 dni przed sprzedażą.

Jest jednak kilka wyjątków od tej reguły. Fakturę VAT można wystawić także w innym terminie. Zależy to od rodzaju transakcji. Niektóre z takich przypadków to między innymi sytuacje, w których:

  • fakturę można wystawić w ciągu 30 dni od daty wykonania usługi budowlanej lub montażowej,
  • faktura może zostać wystawiona w terminie 60 dni – licząc od dnia wydania towarów w przypadku sprzedaży książek drukowanych. Uwaga: zasada ta nie dotyczy między innymi ulotek czy map, a także czasopism, magazynów i gazet,
  • termin na wystawienie faktury to 90 dni – w takim terminie można wystawić fakturę w przypadku transakcji drukowania książek (nie dotyczy map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów).

Istotny jest tutaj moment powstania obowiązku podatkowego. Szczegółowe informacje na ten temat znaleźć można w Art. 19  Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Co musi zawierać faktura VAT?

Aby dokument mógł być uznany za fakturę, musi posiadać dokładnie określone, niezbędne elementy. W każdym przypadku przedsiębiorca, który wystawia fakturę, musi dokładnie sprawdzić, czy znajdują się na niej wszystkie niezbędne dane. Co musi zawierać faktura VAT?

  1. datę wystawienia faktury – wpływa ona m.in. na to, w którym miesiącu (okresie podatkowym) zostanie rozliczony dokument,
  2. numer faktury, który pozwoli zidentyfikować ją w jednoznaczny sposób – może to być np. 1/2020, 2/2020, 3/2020 itd.
  3. imię i nazwisko lub nazwę firmy podatnika i nabywcy usług, a także ich adresy – prawidłowo wystawiona faktura pozwala na dokładne określenie stron transakcji,
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku – chodzi tutaj z reguły o numer NIP,
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
  6. datę dostawy towarów lub wykonania usługi, ewentualnie może to być data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia dokumentu,
  7. nazwę towaru, który został zakupiony lub usługi, która została wykonana – warto podać tutaj szczegółowe informacje,
  8. miarę i ilość (szt.) dostarczonych towarów lub zakres usług, które zostały wykonane,
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku – chodzi tutaj o cenę netto, która została ustalona pomiędzy stronami transakcji,
  10. kwoty rabatów i ewentualnych obniżek cen. W tym miejscu należy uwzględnić rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty (o ile nie został on uwzględniony w cenie jednostkowej netto),
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku – tutaj również należy podać wartość netto,
  12. stawkę podatku – z reguły 23% VAT lub inny, w zależności od towaru lub usługi,
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku – to bardzo ważne w kontekście późniejszego rozliczenia,
  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  15. kwotę należności ogółem – to kwota, która z reguły przelewana jest przez nabywcę na konto podatnika, który wystawia fakturę.

Dodatkowe elementy, które można zawrzeć na fakturze

Na fakturze można umieścić także dodatkowe informacje, choć nie jest to obowiązkowe. Wielu przedsiębiorców umieszcza na dokumencie logo firmowe, pieczątkę lub własnoręczny podpis. Niektórzy w danych adresowych umieszczają także numer telefonu czy adres e-mail, co ma pomóc w nawiązaniu kontaktu. W przypadku sprzedaży auta można także umieścić na dokumencie numer rejestracyjny pojazdu.

Należy pamiętać, że obecnie określenia „faktura VAT” oraz „kopia” i „oryginał” nie są obowiązkowe – nie ma konieczności umieszczania ich na fakturze. W przypadku specyficznych dokumentów należy odpowiednio jest oznaczyć, na przykład jako „faktura VAT-marża”.

Jakie konsekwencje za nieprawidłowo wystawioną fakturę?

Czy nieprawidłowo wystawiona faktura może nieść za sobą jakieś konsekwencje dla przedsiębiorcy? Wielu osobom, które dopiero zaczynają prowadzić działalność gospodarczą, zdarza się pomyłka. Najczęściej kontrahenci zwracają wtedy w uprzejmy sposób uwagę, że w danej fakturze trzeba poprawić któryś z elementów. Częstsze błędy dotyczą podania miary czy ilości sztuk, terminu wykonania usługi czy stawki podatku. W takiej sytuacji najczęściej można po prostu edytować fakturę.

W razie wątpliwości warto skontaktować się z księgowością, która doradzi, jak zmienić dane na fakturze i sprawdzi, czy dokument został wystawiony prawidłowo.  Jednym z poważniejszych błędów jest nieumieszczenie na dokumencie numeru NIP. Brak numeru NIP uniemożliwia odliczenie podatku VAT od tej konkretnej faktury. W takim przypadku konieczne jest wystawienie korekty faktury.

Co musi zawierać faktura – podsumowanie

Choć dla początkujących przedsiębiorców wystawianie faktur wydaje się czymś skomplikowanym, z reguły po kilku miesiącach prowadzenia firmy przychodzi to w sposób całkiem naturalny, a wystawianie faktur nie sprawia żadnych kłopotów. Przed wysłanie dokumentu do kontrahenta warto sprawdzić, czy na dokumencie znajdują się wszystkie niezbędne informacje i czy dane są prawidłowe. Warto również dodać na fakturze termin płatności, który został wcześniej ustalony z klientem – na przykład 30 dni – bo przecież chodzi o to, aby pieniądze łączyły!