Faktura imienna – czym jest, kiedy można ją wystawić i jak to zrobić?

Jako przedsiębiorca możesz stanąć przed koniecznością ewidencji sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Nawet w takiej sytuacji dowodem dokonania transakcji może być faktura. Należy wtedy wystawić fakturę imienną, czyli fakturę dla osoby fizycznej. Czym dokładnie jest faktura imienna i co musisz wiedzieć na jej temat?

Co to jest faktura imienna?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest faktura imienna. Otóż jest to tzw. faktura dla osoby fizycznej. W sytuacji, gdy przedsiębiorca dokonuje transakcji z osobą, która jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej, może wystawić taki właśnie dokument.

Faktura imienna to dokument, który jest potwierdzeniem transakcji, dokonanej pomiędzy osobą fizyczną, która nie dokonuje tej transakcji dla celów związanych ze swoją działalnością, a firmą. W większości przypadków potwierdzeniem tego typu transakcji są po prostu paragony, jednak nie wszyscy przedsiębiorcy je wystawiają. Alternatywą może być właśnie faktura imienna.

Jakie informacje powinien zawierać dokument?

Faktura imienna wygląda nieco inaczej niż faktura, która wystawiona została firmie. Największa różnica jest taka, że na fakturze imiennej nie musi znajdować się numer NIP klienta. Co powinno znaleźć się na fakturze imiennej?

  • numer dokumentu,
  • datę wystawienia faktury,
  • informację, kto wystawia fakturę – czyli nazwa firmy, NIP, adres itp.,
  • informacje, kto jest odbiorcą faktury – imię, nazwisko, adres,
  • datę dokonania sprzedaż – o ile jest ona inna niż data wystawienia faktury,
  • nazwę towaru lub wykonanej usługi oraz ilość i miarę,
  • cenę netto i wartość netto,
  • stawkę podatku VAT i wysokość podatku,
  • cenę brutto,
  • ogólną kwotę do zapłaty.

Jeśli poszczególne towary są objęte inną stawką podatku, informacja ta również musi znaleźć się na fakturze.

Kiedy należy wystawić fakturę imienną?

Przede wszystkim faktura imienna może zostać wystawiona:

  • nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż – pod warunkiem, że klient zgłosił żądanie wystawienia dokumentu do końca tego miesiąca, w która ta sprzedaż miała miejsce,
  • nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie zostało zgłoszone w kolejnym miesiącu niż ten, w którym nastąpiła sprzedaż.

Uwaga: klient ma aż trzy miesiące na to, aby żądać wystawienia faktury imiennej, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż.

Jak wystawić fakturę na rzecz osób prywatnych?

Wystawienie faktury imiennej nie jest trudne. Możesz to zrobić w programie księgowym, z którego korzystasz. Wystarczy wybrać opcję Wystaw fakturę na rzecz osoby fizycznej (lub podobną). W razie trudno można oczywiście skorzystać z pomocy biura obsługi klienta.

Jeżeli faktury wystawiasz ręcznie i korzystasz z wcześniej przygotowanego wzoru, w polu na dane klienta umieść tylko imię, nazwisko i adres.

Faktura imienna – jak dokumentować przychody?

Oczywiście sprzedaż udokumentowana fakturą imienną również powinna być w odpowiedni sposób ewidencjonowania. Każda taka faktura musi zostać przekazana do księgowości w celu jej rozliczenia. Faktury imienne można ewidencjonować na dwa sposoby:

  • na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży – w przypadku sprzedaży stacjonarnej,
  • na podstawie wyciągu bankowego – w przypadku sprzedaży przez internet.

Ewidencja powinna być odpowiednio ponumerowana. Muszą znaleźć się w niej informacje na temat daty uzyskania przychodu, wartości brutto, a także podsumowanie przychodu z danego dnia. Niezbędna jest również numeracja porządkowa.

Podsumowanie

Faktura imienna to dokument, który najczęściej wystawiają przedsiębiorcy, zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Niemniej jednak w przypadku wielu typów działalności może okazać się, że klient poprosi o fakturę imienną. Warto wiedzieć, że istnieje taka możliwość i że wystawienie faktury na rzecz osób fizycznych nie jest skomplikowane.