Jak wystawić duplikat faktury i kiedy należy to zrobić?

Otrzymałeś od swojego klienta informację, że potrzebuje on duplikatu faktury, którą wystawiłeś jakiś czas temu? A może to Ty przez przypadek zniszczyłeś lub zgubiłeś ważną fakturę? Nie martw się – wystarczy, że wystawisz duplikat faktury. Dowiedz się, czym jest duplikat faktury, jak go wystawić i w jakiej sytuacji należy to zrobić.

Duplikat faktury – co to jest?

Duplikat faktury to faktura, która została wystawiona po raz kolejny i zawiera dokładnie takie same dane, jak faktura pierwotna. Co bardzo ważne, ponownie wystawiona faktura musi zawierać informację, że jest to duplikat. Faktura, która wystawiona została ponownie, ma identyczne znaczenie – dotyczy tej samej transakcji i zawiera takie same dane. Warto także dodać, że duplikat faktury uprawnia do odliczenia od podatku tak samo, jak faktura pierwotna.

Kiedy można, a kiedy trzeba wystawić duplikat faktury?

Duplikaty faktur wystawia się najczęściej w następujących sytuacjach:

  • gdy faktura zaginęła lub została zniszczona przez podatnika,
  • gdy fakturę utracił nabywca – wtedy ma on obowiązek zwrócenia się do osoby lub firmy, która wystawiłą fakturę, o duplikat dokumentu,
  • gdy faktura nie dotarła do nabywcy.

Każdy przedsiębiorca, który stracił fakturę – na przykład zniszczeniu uległa jej papierowa wersja lub utracił dokument w wersji elektronicznej – musi koniecznie postarać się o duplikat. Dlaczego? Skutki braku dokumentu mogą być bardzo poważne. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania wszystkich faktur – należy o tym pamiętać. To właśnie faktury uprawniają do odliczenia podatku VAT za zakup towarów czy korzystanie z usług.

Jeśli więc, na przykład w czasie kontroli skarbowej, okaże się, że danej faktury brakuje, będzie to oznaczało, że podatek został odliczony bezprawnie. Jeśli faktura zostanie utracona, a przedsiębiorca nie będzie miał duplikatu, musi dokonać korekty w deklaracji VAT, w której dokonał odliczenia podatku z tytułu tej właśnie faktury.

Duplikaty faktur – jak je wystawiać?

Jak wystawić duplikat faktury? To bardzo proste. Jeżeli korzystasz z programu do generowania faktur i obsługi księgowej, wystarczy, że wybierzesz odpowiedni dokument i wybierzesz opcję typu: wystaw duplikat faktury. W razie wątpliwości możesz skontaktować się z obsługą klienta.

Oczywiście duplikat faktury można również wystawić ręcznie. Jeśli korzystasz z przygotowanego wcześniej wzoru faktury, wystarczy, że w dokumencie edytujesz dokument i do wersji pierwotnej dodasz informację, że jest to duplikat. Uwaga: informacja ta musi znaleźć się na dokumencie.

Bardzo ważne informacja! Duplikat faktury nie może w żaden sposób różnić się od faktury pierwotnej, oprócz jednej kwestii. Na duplikacie musi znaleźć się aktualna data jej wystawienia. A zatem podczas wystawiania duplikatu faktury należy pamiętać o dwóch kwestiach:

  • na dokumencie musi znaleźć się informacja, że jest to duplikat,
  • dokument musi zawierać aktualną datę wystawienia.

Duplikat może wystawić zarówno przedsiębiorca, jak i uprawniona do tego osoba – na przykład sprzedawca, a także osoba, która zajmuje się księgowością czy biuro rachunkowe.

Czy od duplikatu można odliczyć podatek VAT?

To ważne pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców. Jak się okazuje, odpowiedź nie jest tak oczywista. Należy tutaj rozważyć dwa przypadki.

Firma odliczyła VAT od faktury pierwotnej

W takiej sytuacji przedsiębiorca nie może ponownie odliczyć podatku VAT od duplikatu faktury. Jako że dokument ten dotyczy tej samej transakcji, co faktura pierwotna, odliczenie podatku oznaczałoby, że przedsiębiorca dwukrotnie odliczył VAT, który… zapłacił tylko raz. W takiej sytuacji duplikat faktury jest tylko potwierdzeniem zaistniałej transakcji, a nie podstawą do ponownego odliczenia podatku.

Firma nie odliczyła podatku od faktury pierwotnej

Może się zdarzyć, że faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy. W takiej sytuacji duplikat faktury stanowi podstawę do jej rozliczenia i odliczenia podatku VAT w okresie rozliczeniowym, w którym przedsiębiorca otrzymał dokument lub też w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Duplikat faktury a koszty uzyskania przychodu

W podobny sposób wygląda sytuacja, jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu. Jeśli nabywca nie otrzymał faktury pierwotnej, momentem poniesienia kosztu będzie data wystawienia duplikatu faktury. Istnieje zatem możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu od danej faktury w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiony został duplikat. Jeśli natomiast podatek został odliczony od faktury pierwotnej, duplikat stanowi jedynie potwierdzenie transakcji.

Podsumowanie

Duplikat faktury to dokument, który należy wystawić, gdy faktura pierwotna zostanie zniszczona lub zagubiona. Nie należy ignorować faktu, że w dokumentacji firmy brakuje jednej faktury, ponieważ – jeśli nie uda się uzyskać lub wystawić duplikatu – należy dokonać korekty deklaracji VAT.