Działalność gospodarcza – koszty, związane z prowadzeniem firmy

Planujesz otworzenie własnej firmy i zastanawiasz się, na jakie wydatki musisz się przygotować? A może jesteś już właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej i szukasz sposobów na zwiększenie kosztów, a tym samym na obniżenie podatku dochodowego? Dowiedz się, ile kosztuje założenie firmy, z jakimi wydatkami się wiąże i co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej.

Ile kosztuje założenie firmy?

To podstawowe pytanie, które zadają sobie osoby, chcące założyć firmę. W dzisiejszych czasach otwarcie działalności gospodarczej nie jest skomplikowane i większości formalności można dokonać przez Internet.

Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku w CEIDG – jest ono darmowe. Następnie należy wypełnić i złożyć formularz VAT-R – o ile chcesz być płatnikiem VAT. To również nic nie kosztuje. Podobnie jak zgłoszenie się do ubezpieczenia w ZUS. Niezbędne jest również założenie konta firmowego, jednak obecnie większość banków oferuje darmowe prowadzenie konta dla początkujących przedsiębiorców. Widać więc, że na ten moment założenie firmy jest darmowe. Jedynym wydatkiem może być zakup kasy fiskalnej – możesz jednak liczyć na zwrot w wysokości 700 zł.

Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

To, że założenie działalności gospodarczej jest darmowe, nie oznacza jednak, że z prowadzeniem firmy nie wiążą się żadne koszty. Na jakie wydatki musisz się przygotować? Można podzielić je na dwie kategorie.

Opłaty administracyjno-skarbowe

Do tej kategorii zaliczać się będą takie koszty prowadzenia działalności gospodarczej, jak:

  • podatek dochodowy,
  • podatek VAT,
  • ubezpieczenie ZUS,
  • ewentualnie wpłaty PFRON,
  • dodatkowe opłaty.

Bieżące koszty, związane z prowadzenie JDG

Druga kategoria to wszystkie pozostałe koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Uzależnione są one od rodzaju firmy, jednak z reguły należy liczyć się z takimi kosztami, jak:

  • obsługa księgowa,
  • opłaty związane z funkcjonowaniem biura (rachunki za telefon i Internet, wynajem biura, zakup sprzętu biurowego itp.),
  • koszty związane z zatrudnieniem pracowników,
  • środki transportu, np. zakup samochodu firmowego, leasing.

Działalność gospodarcza – koszty pozwolą na obniżenie podatku

Wielu przedsiębiorców stara się wrzucać w koszty działalności gospodarczej jak najwięcej. Pozwala to na obniżenie podatku dochodowego. Dzięki zwiększeniu kosztów podstawa opodatkowania zostaje zmniejszona, co może pozwolić na spore oszczędności. Dodatkowo w wielu przypadkach istnieje również możliwość odliczenia podatku VAT, dzięki czemu comiesięczne opłaty administracyjno-skarbowe nie są tak dużym obciążeniem dla firmowego budżetu.

Za koszt firmowy uznaje się wydatek, który służy uzyskaniu przychodu z prowadzenia firmy lub zabezpieczeniu jego źródła. Informacje na ten temat zawiera Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Znajduje się tam spis wydatków, które nie mogą zostać uznane za koszty firmowe. W każdym przypadku to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania przed Urzędem Skarbowym, że dany wydatek rzeczywiście związany był z firmą.

Sporo pułapek czyha na osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą w miejscu zamieszkania i chcą odliczyć sobie część kosztów. Warto tutaj korzystać z pomocy obsługi księgowej, która doradzi, które wydatki mogą zostać uznane za koszty działalności gospodarczej, a które mogą wzbudzić wątpliwości Urzędu Skarbowego. Po założeniu działalności gospodarczej warto więc zapoznać się z tą Ustawą, aby uniknąć nieprzyjemności.

Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej?

Pomysłów jest wiele, w każdym przypadku należy jednak kierować się zdrowym rozsądkiem. Warto też zastanowić się, w jaki sposób dany wydatek będzie można uzasadnić przed Urzędem Skarbowym. Przykładowo: czy osoba, która zajmuje się remontami, może wrzucić w koszty działalności gospodarczej komputer? Tak, pod warunkiem, że w ten sposób zamawia niezbędne narzędzia, obsługuje swoją stronę www czy odpowiada na maile klientów.

Oto kilka przykładów tego, co można (i warto) zaliczyć do kosztów firmowych:

  • mieszkanie – jeśli pracujesz i mieszkasz w tym samym miejscu, możesz zaliczyć opłaty mieszkanie do kosztów firmy. Może to jednak wiązać się z wyższym podatkiem od nieruchomości,
  • abonament na telefon stacjonarny i internet,
  • sprzęt komputerowy i biurowy (drukarki, niszczarki do papieru, oświetlenie),
  • meble biurowe, na przykład krzesło czy wygodny fotel,
  • oprogramowanie,
  • kursy i szkolenia,
  • konferencje branżowe,
  • koszty reklamy,
  • noclegi, koszty podróży – musisz jednak wykazać, że było to spotkanie służbowe,
  • koszt amortyzacji pojazdu, paliwo (pod warunkiem, że jeździsz służbowo),
  • części samochodowe i naprawy ( w zależności od tego, czy pojazd jest własnością firmy, czy wykorzystywany jest również służbowo, możesz odliczyć 75% lub 20%),
  • raty leasingowe.

Jeśli chcesz maksymalizować koszty działalności gospodarczej, ale masz wątpliwości, co może się do nich zaliczać, zadbaj o wysokiej jakości obsługę księgową. Tam uzyskasz najważniejsze informacje na temat tego, które w wydatków warto wliczyć do kosztów firmowych, a które nie. W ten sposób będziesz zabezpieczony na wypadek wizyty z Urzędu Skarbowego i ewentualnych wątpliwości urzędników co do zasadności wydatków firmowych.

Działalność gospodarcza a koszty – podsumowanie

Choć samo założenie firmy nic nie kosztuje, prowadzenie działalności generuje sporo kosztów – od opłat administracyjno-skarbowych, poprzez wynajem lokalu i bieżące wydatki, aż po zatrudnienie pracowników. Warto generować jak najwyższe koszty, ponieważ pozwala to na obniżenie podatku dochodowego. Istotna jest profesjonalna obsługa księgowa, która zadba o to, aby wszelkie procesy księgowe w firmie przebiegały prawidłowo. Warto zwracać uwagę na koszty działalności gospodarczej, ponieważ jest tutaj spore pole do oszczędności – a zapewne, tak jak każdemu przedsiębiorcy, zależy Ci na tym, aby pieniądze łączyły.