Jaki program do fakturowania wybrać?

Program do fakturowania to jedno z podstawowych narzędzi w każdej firmie. Niestety, program, z którego korzystałeś dotychczas, nie spełnił Twoich oczekiwań? A może dopiero założyłeś firmę i zastanawiasz się, jaki program do fakturowania wybrać? Zachęcamy do zapoznania się z naszym poradnikiem, w którym podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę przy wyborze programu do faktur.

Jakie funkcje powinien mieć dobry program do fakturowania?

Dobry program do faktur powinien być dopracowany w taki sposób, aby jego codzienna obsługa była sprawna i by pozwalał na szybkie wystawianie faktur zarówno stałym, jak i nowym kontrahentom. Jakie funkcje powinien posiadać program do fakturowania? Oto najważniejsze z nich:

  • automatyczne pobieranie danych kontrahentów z GUS – to ważne funkcja, ponieważ dzięki niej wystarczy wpisać w odpowiednie pole NIP kontrahenta, a wszystkie pozostałe dane, w tym nazwa firmy, adres czy dane kontaktowe, zostaną automatycznie pobrane z GUS. Dzięki temu nie będziesz musiał poświęcać czasu na ręczne wpisywanie wszystkich informacji o nowym kontrahencie,
  • możliwość wystawiania różnych rodzajów dokumentów – nie tylko prostych faktur, ale też faktur pro forma, duplikatów faktury, faktur zaliczkowych itp. Choć takie dokumenty wystawiane są rzadziej, od czasu do czasu z pewnością będą potrzebne. Warto więc mieć taką możliwość, aby nie musieć poszukiwać innego programu do faktur,
  • edycja faktur – to ważna opcja, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców, choć nie tylko. Każdemu od czasu do czasu zdarza się jakaś pomyłka, warto więc mieć możliwość edycji faktury po jej wystawieniu,
  • limit faktur – wiele programów do fakturowania posiada pewien limit faktur, które można wystawić w danym miesiącu. Dotyczy to szczególnie programów darmowych. Nie zakładaj, że będziesz wystawiał mniej niż dziesięć faktur i że taki limit wystarczy – po kilku miesiącach prowadzenia firmy z pewnością będzie ich o wiele więcej,
  • możliwość wystawiania faktur w języku obcym – zagraniczni kontrahenci to marzenie każdego początkującego przedsiębiorcy. Wybierając program do wystawiania faktur koniecznie sprawdź, czy istnieje możliwość wystawienia dokumentu w języku obcym – w szczególności w języku angielskim,
  • możliwość wystawiania faktur z zerową stawką VAT – coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie działalności za granicą, w związku z czym z czasem mogą pojawiać się klienci, którzy będą oczekiwać faktur ze stawką VAT 0%. Nie każdy program w Polsce daje możliwość wystawienia takiej faktury, więc sprawdź to jak najszybciej, aby później uniknąć kłopotów przy rozliczeniu się z klientem,
  • wygodna i intuicyjna obsługa – nie ma chyba nic gorszego, nie konieczność poszukiwania każdej opcji w programie, a nawet potrzeba kontaktowania się z kimś z obsługi klienta. Wybierając program do fakturowania upewnij się, że jest on prosty w obsłudze i przejrzysty, aby jego codzienna obsługa nie sprawiała żadnych problemów.

Oczywiście warto również zwrócić uwagę na korzystną cenę. Większość dostępnych programów do fakturowania nie jest bardzo droga. Najczęściej jest to koszt od kilku do kilkunastu złotych miesięcznie – takie programy posiadają wszystkie niezbędne funkcje, więc nie warto przepłacać,

Funkcje dodatkowe, na które warto zwrócić uwagę

Oczywiście programy do fakturowania posiadają też wiele ciekawych opcji dodatkowych. Na które z nich warto zwrócić uwagę?

  • możliwość edytowania wyglądu dokumentu – faktura z logo Twojej firmy w oczach klientów z pewnością będzie wyglądała lepiej niż dokument z logo firmy, która oferuje program do fakturowania. Warto więc zastanowić się nad wyborem programu, który daje możliwość edycji wyglądu faktury,
  • integracja programu z innymi aplikacjami – to wygodne rozwiązanie, szczególnie jeśli program do fakturowania można zintegrować z aplikacją do obsługi płatności. Dzięki temu będziesz wiedział, które faktury zostały opłacone bez ręcznego sprawdzania każdej płatności,
  • weryfikacja kontrahenta – niektóre programy sprawdzają na przykład, czy dany kontrahent znajduje się na Białej liście podatników VAT, co jest ciekawym rozwiązaniem. Tym bardziej, że wykonywanie przelewów na konta, których nie ma na tej liście, mogą powodować konsekwencje – włącznie z karami finansowymi,
  • obsługa księgowa – jeśli prowadzisz JDG, skorzystanie z programu do faktur, który za niewielką dopłatą oferuje także prowadzenie księgowości, może być dobrym rozwiązaniem.

Oczywiście za wszelkie opcje dodatkowe z reguły należy zapłacić nieco więcej, dlatego warto rozważyć, które z nich rzeczywiście będą przydatne w Twojej firmie.

Program do fakturowania – podsumowanie

Wybór programu do fakturowania nie jest prostym zadaniem, dlatego warto poświęcić chwilę na znalezienie tego najlepszego. Jeśli nie masz pewności, czy dany program będzie odpowiedni, nie kupuj od razu abonamentu na rok, a zacznij od wersji darmowej lub od dostępu miesięcznego. W ten sposób upewnisz się, że dany program do fakturowania rzeczywiście spełnia wszystkie Twoje oczekiwania.