Metoda kasowa – dobre rozwiązanie dla VAT-owców

Czym jest metoda kasowa i kto może z niej korzystać? Przedstawiamy najważniejsze informacje na temat tego sposobu rozliczenia podatkowego.

Czym jest metoda kasowa?

Co do zasady, od początku 2014 r. przedsiębiorcy rozliczający VAT ustalają obowiązek podatkowy VAT zgodnie z datą sprzedaży usługi lub towaru. Do końca 2013 r. kierowali się oni datą wystawienia faktury. Opisana zasada ogólna rozliczania VAT-u oznacza, że obowiązek podatkowy w żaden sposób nie jest zależny od momentu otrzymania należności. Sytuacja staje się więc bardzo niekorzystna w momencie, gdy klient spóźnia się z zapłatą. Przedsiębiorca musi bowiem uiścić podatek VAT, chociaż nie dostał jeszcze pieniędzy od kontrahenta.

Prawodawca przewidział jednak takie sytuacje i stworzył regulacje, które mogą pomóc przedsiębiorcom współpracującym ze spóźnialskimi. Zgodnie z Ustawą o VAT, rozwiązanie tego problemu jest możliwe właśnie dzięki zastosowaniu metody kasowej. Podatek VAT jest tutaj bowiem rozliczany w momencie, gdy faktycznie następuje płatność. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi opłacać podatku VAT przed otrzymaniem zapłaty. Takie rozwiązanie może okazać się szczególnie istotne w sytuacji, gdy wystawiane jest wiele faktur z odroczonym terminem płatności.

Metoda kasowa – kto może skorzystać?

Metoda kasowa, choć bywa opłacalnym rozwiązaniem, nie może być stosowana przez każdego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, z metody tej mogą korzystać firmy, których łączny przychód nie przekracza 2 mln EUR. Oznacza to, że polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z metody kasowej do momentu, gdy ich przychód nie przekroczy 9 mln PLN.

Kolejnym warunkiem korzystania z metody kasowej jest to, aby przedsiębiorca rozliczał VAT kwartalnie, a nie co miesiąc. Uwaga – nie dotyczy to firm, gdzie od daty rejestracji podatku VAT nie minęło jeszcze 12 miesięcy. Dlaczego? Otóż nowopowstałe firmy obowiązkowo rozliczają VAT co miesiąc. Dopiero po roku możliwe jest przejście na rozliczenia kwartalne.

Kto powinien rozważyć skorzystanie z metody kasowej?

Korzystanie z metody kasowej powinni rozważyć przedsiębiorcy, którzy wystawiają wiele faktur z odroczonym terminem płatności. Konieczność opłacania VAT-u za faktury, za które nie nastąpiła jeszcze płatność od kontrahenta, może w negatywny sposób wpłynąć na płynność finansową firmy. W niektórych przypadkach może ona nawet prowadzić do powstania niebezpiecznych zatorów płatniczych. Jeżeli przedsiębiorca wystawił fakturę z terminem płatności 60 dni na kwotę 20 000 zł, będzie musiał opłacić podatek VAT w wysokości 4 600 zł – być może przed otrzymaniem pieniędzy. W takiej sytuacji metoda kasowa sprawdzi się doskonale, bowiem przedsiębiorca będzie mógł opłacić VAT dopiero w momencie, gdy otrzyma płatność za wystawioną fakturę. W ten sposób nie będzie musiał płacić podatku ze środków firmy.

Co więcej, opisywany sposób może zainteresować również nowych przedsiębiorców, którzy potrzebują nieco czasu, aby nauczyć się poprawnie przewidywać terminy wpływu należności od klientów.

Metoda kasowa chroni więc przed koniecznością regulowania zobowiązań wynikających z nieopłaconych na czas faktur. Każde opóźnienie w płatności negatywnie wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa. W tym przypadku tego unikamy.

Jak wystawiać faktury przy metodzie kasowej?

Stosowanie metody kasowej rozliczania VAT-u powoduje, że każda sprzedaż musi być dokumentowana wystawieniem faktury VAT. Na każdej wystawionej fakturze musi znaleźć się informacja, że sprzedający korzysta z metody kasowej.

Jak wybrać metodę kasową?

Jeżeli chcesz korzystać z metody kasowej, powinieneś złożyć formularz VAT-R w Urzędzie Skarbowym. Jako podatnik VAT miałeś już okazję składać ten dokument podczas rejestrowania działalności. W celu wyboru metody kasowej w części C1 zaznacz w punkcie 39. metodę kasowej. Niezbędne będzie także wskazanie, od kiedy chcesz zacząć korzystać w tej metody.

Co ważne, wyboru metody kasowej możesz dokonać w dowolnym momencie. Jeśli prowadzisz firmę już od jakiejś czasu, dokument VAT-R musisz złożyć do końca miesiąca poprzedzającego okres, od którego chcesz zmienić formę opodatkowania.

Wady metody kasowej

Metoda kasowa nie jest niestety pozbawiona pewnych wad. Jedną z największych jest konieczność uważnego pilnowania terminów zapłaty przez klientów. W związku z tym działy księgowości i biura rachunkowe mają do wykonania dodatkową pracę, aby w odpowiednim momencie uwzględnić obowiązek podatkowy. Trudności sprawia także opłacanie faktur w kilku etapach, co wymaga wielokrotnego rozliczania faktury.

To nie koniec ograniczeń metody kasowej. Ograniczona jest również działalność sprzedażowa. Metody kasowej nie mogą bowiem wykorzystywać osoby, które:

  • prowadzą działalność za pośrednictwem  automatów,
  • korzystają z wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i usług,
  • korzystają z dotacji,
  • świadczą usługi telekomunikacyjne za pomocą kart telefonicznych i żetonów.

Rozliczanie VAT metodą kasową

Rozliczanie podatku VAT metodą kasową może być bardzo opłacalne. Należy jednak mieć na uwadze to, że taka metoda rozliczenia jest bardziej skomplikowana, co może wiązać się z wyższymi opłatami za prowadzenie księgowości. Koniecznie będzie również umieszczanie na fakturze dodatkowej informacji, że dokument rozliczany jest metodą kasową. Należy także pamiętać, że VAT powinien zostać wykazany nie później, niż 180 dni od wykonania usługi lub sprzedaży towaru – jeśli sprzedaży dokonano na rzecz osoby fizycznej i jeśli do wskazanego dnia nie nastąpiła zapłata od klienta.

Brak ograniczeń co do terminów ma zastosowanie tylko w relacjach między dwiema firmami pod warunkiem, że klient jest czynnym płatnikiem VAT.

Czy warto korzystać z metody kasowej?

Metoda kasowa to bardzo dobry sposób na zabezpieczenie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Dzięki niej mamy pewność, że podatek VAT będziemy płacić tylko od tych towarów i usług, które zostały opłacone przez kupujących. Chociaż wiąże się z niewielkimi trudnościami od strony zarządzania terminami wpłat i ustalania obowiązku podatkowego, z pewnością warto ją rozważyć.