Faktura zaliczkowa – co to jest?

Faktura zaliczkowa jest często stosowaną formą zabezpieczenia transakcji. Wystawia się ją w związku z rozliczeniem otrzymanych zaliczek dla określonej dostawy lub usługi. Zaliczki zwykle wykorzystywane są przy większych zleceniach, których realizacja wymaga dużych nakładów czasowych i finansowych. Pozyskane z zaliczek środki pozwalają na większą swobodę działalności zleceniobiorcy. Jeżeli zamówienie zostanie wykonane zgodnie z zawartą między partnerami umową, zaliczka zostaje rozliczona w cenie towaru bądź usługi.

Kto i kiedy wystawia fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową wystawia zleceniobiorca, który pobrał od swojego kontrahenta zaliczkę na poczet wykonywanych w przyszłości produktów lub usług. Jedna z najważniejszych zasad, jaką powinien znać każdy przedsiębiorca, jest to, że faktury zaliczkowe powinny zostać wystawione na takich samych zasadach, jak faktury ogólne. Co to oznacza w praktyce? Otóż faktura nie może być wystawiona później, niż 15. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu, w którym wręczona została zaliczka. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, alby fakturę zaliczkową wystawić przed wpłaceniem zaliczki – właśnie na takie rozwiązanie decyduje się większość przedsiębiorców. Nie należy jednak wystawiać dokumentu wcześniej, niż 30 dni przed wpłaceniem pieniędzy w ramach zaliczki.

Po co wystawiać taką fakturę?

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na wystawianie faktur zaliczkowych, najczęściej robią to po to, aby zabezpieczyć się przed nieuczciwym kontrahentem lub pozyskać środki na rozpoczęcie zlecenia. Zaliczki najczęściej stosuje się przy zamówieniach, których realizacja wymaga dużych nakładów pieniężnych i czasowych. Dzięki zaliczce przedsiębiorca nie musi zamrażać swoich środków. Dodatkowo ma pewnego rodzaju zabezpieczenie w przypadku niedotrzymania warunków umowy przez drugą stronę.

Co zawiera faktura zaliczkowa?

Przepisy wprost określają, jakie informacje powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura zaliczkowa. Ich lista jest nieco dłuższa niż w przypadku zwykłej faktury. Jakie informacje powinna zawierać faktura zaliczkowa?

  • datę wystawienia faktury,
  • numer faktury, umożliwiający identyfikację dokumentu,
  • informację dotyczące sprzedawcy – nazwa firmy, dane kontaktowe, NIP,
  • informacje o nabywcy – jak wyżej,
  • datę otrzymania zaliczki,
  • kwotę otrzymanej zaliczki,
  • stawkę i kwotę podatku,
  • ewentualnie: informacje na temat wcześniejszych zaliczek.

W każdym przypadku warto upewnić się, że faktura zaliczkowa zawiera wszystkie niezbędne informacje oraz że dane na fakturze są poprawne.

Faktura zaliczkowa a obowiązek podatkowy

Wystawienie faktury zaliczkowej również niesie ze sobą konsekwencje podatkowe. O czym należy pamiętać?

  • obowiązek podatkowy związany z VAT powstaje z chwilą wręczenia zaliczki, a nie – jak błędnie uważa wiele osób – z chwilą wystawienia faktury. Należy o tym pamiętać w momencie opłacania podatku VAT za miesiąc, w którym wpłacona została zaliczka,
  • przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT-u za fakturę zaliczkową – nie można jednak odliczyć zaliczki VAT do momentu, dopóki zaliczka nie zostanie faktycznie wpłacona,
  • faktura zaliczkowa nie generuje przychodu, co oznacza, że nie powoduje ona obowiązku zapłaty podatku dochodowego.

Oczywiście od wszystkich tych zasad są wyjątki, dlatego każda faktura zaliczkowa powinna być przekazana do księgowości, wraz z pozostałymi dokumentami.

Kiedy nie należy wystawiać faktury zaliczkowej?

W jakich sytuacjach przedsiębiorca nie może wystawić faktury zaliczkowej? Oto najczęstsze przypadku?

  • jeżeli następuje wewnątrzwspólnotowa wymiana towarów,
  • jeżeli transakcja dotyczy dostawy energii lub gazu,
  • gdy świadczone są usługi telekomunikacyjne,
  • jeżeli usługi związane są z uzdatnianiem i dostarczaniem wody,
  • w przypadku świadczenia usług najmu, leasingu i tym podobnych,
  • gdy świadczone są usługi związane z ochroną,
  • gdy usługi dotyczą obsługi prawnej.

W takich przypadkach nie należy wystawiać faktury zaliczkowej. W razie wątpliwości należy skontaktować się z księgowością, aby uniknąć ewentualnych komplikacji.

Faktura zaliczkowa – podsumowanie

Wiesz już, czym jest faktura zaliczkowa i w jakich sytuacjach można ją wystawić. W niektórych przypadkach wystawienie faktury zaliczkowej może być dobrym rozwiązaniem – szczególnie, gdy nawiązujesz współpracę z nowym kontrahentem. Pamiętaj jednak, że faktura taka wiąże się z koniecznością opłacenia podatku VAT, choć oficjalnie nie jest ani przychodem, ani kosztem.