Czy faktura musi być podpisana?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wystawiane i otrzymywane faktury należy podpisywać. Coraz częściej jednak dokumenty przekazywane są drogą elektroniczną, co jeszcze bardziej upowszechniło się w czasie pandemii koronawirusa. Sprawdź, czy faktura musi być podpisana!

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, iż faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany, który pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami,
  • numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku VAT,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli jest ona inna od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (netto);
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Faktura może zawierać także szereg dodatkowych informacji, np. dotyczących:

  • stosowania metody kasowej,
  • samofakturowania- w przypadku gdy nabywca towaru w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę,
  • mechanizmu podzielonej płatności (split payment).

Czy brak podpisu na fakturze jest błędem?

Wymienione powyżej elementy nie są jedynymi, jakie mogą znaleźć się na fakturze Do często stosowanych danych zalicza się pieczątki i podpisy. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że brak podpisu na fakturze nie jest błędem. Nie jest to obowiązkowy element faktury według obowiązujących przepisów.

Faktura z podpisem a faktura bez podpisu

Chociaż podpisanie faktury nie jest obowiązkowe, warto zadbać o ten szczegół. Faktura podpisana i faktura niepodpisana bowiem bardzo różnią się od siebie w sytuacji, gdy klient nie reguluje należności. Gdy wystawca faktury  (sprzedawca) odda sprawę do sądu w związku z jej nieopłaceniem, to faktura podpisana przez kontrahenta będzie stanowiła dowód w sprawie. Bardzo często pozwala to sądowi od razu wydać nakaz zapłaty. Niepodpisany dokument zaś nie jest bezspornym dowodem dla sądu. W takiej sytuacji konieczne będzie przesłuchanie stron – sprzedawcy i klienta, a także świadków oraz zebranie dowodów. To znacząco wydłuża czas procesu, a co za tym idzie oddala termin odzyskania należności.

Faktura uproszczona

Od 1 stycznia 2013 roku podatnicy VAT czynni oraz zwolnieni mają mogą wystawiać faktury uproszczone, jeżeli kwota zakupu nie przekracza 450 zł albo kwoty 100 euro.

Na fakturze uproszczonej powinny znaleźć się takie informacje, jak:

  • data wystawienia,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, o ile taka data różni się od daty wystawienia,
  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imię, nazwisko lub nazwa podatnika oraz jego adres,
  • numery, za pomocą których sprzedawca oraz nabywca mogą zostać zidentyfikowani na potrzeby podatku VAT,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • kwoty rabatów oraz wcześniej otrzymanych należności, jeśli są one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • stawki podatku VAT,
  • kwota należności ogółem.

W przypadku faktury uproszczonej również nie ma obowiązku podpisywania jej przez żadną ze stron.

Czy faktura musi być podpisana – podsumowanie

Jeśli zadawałeś sobie pytanie, czy faktura musi być podpisana, znasz już odpowiedź. Podpisywanie faktur jest oczywiście dobrą praktyką. Z jednej strony nadaje dokumentowi większej autentyczności, z drugiej zabezpiecza nas na wypadek postępowania w sądzie. Należy jednak pamiętać, że nie jest to obowiązek żadnej ze stron. Niepodpisana faktura jest prawidłowo wystawionym dokumentem, na podstawie którego można dokonywać rozliczeń rachunkowych. Nie można więc uzależniać ważności faktury od tego, czy złożono na niej podpis.