Faktura na osobę fizyczną – co musisz wiedzieć?

Prowadzisz działalność gospodarczą i większość Twoich klientów to firmy, jednak zdarza Ci się dokonywać sprzedaży lub świadczyć usługi na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności? Zastanawiasz się, kiedy można (i kiedy należy) wystawić fakturę na osobę fizyczną? Koniecznie zapoznaj się z naszym poradnikiem!

Faktura na osobę fizyczną zamiast paragonu – czy to możliwe?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, każda sprzedaż czy usługa na rzecz osoby fizycznej powinna być ewidencjonowana paragonem z kasy fiskalnej. Paragon jest najprostszym sposobem ewidencjonowania sprzedaży, do którego wszyscy konsumenci będący osobami fizycznymi są przyzwyczajeni. Co istotne, paragon jest potwierdzeniem transakcji i pozwala na przykład na złożenie reklamacji czy na zwrot towaru.

Z perspektywy przedsiębiorcy wygląda to jednak nieco inaczej. Przede wszystkim dlatego, że nie wszyscy mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Wiele firm może swobodnie działać bez kasy fiskalnej, ewidencjonując sprzedaż wyłącznie przy pomocy faktur. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca prowadzący taką firmę i nieposiadający kasy fiskalnej, świadczy usługę lub sprzedaje towar osobie fizycznej, która nie ma działalności.

Co mówią przepisy?

Czy wobec tego przedsiębiorca może wystawić fakturę na osobę fizyczną? Tak – jest to możliwe. Klient może zażądać faktury, a wtedy przedsiębiorca jest zobowiązany do jej wystawienia.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT klient musi jednak zażądać wystawienia faktury w ciągu trzech miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano transakcji. Jeżeli klient zażąda faktury po upływie tego czasu, przedsiębiorca nie musi już wystawiać dokumentu.

W dalszej części ustawy o VAT, a dokładniej w art. 106i ust. 6, znajduje się kolejna ważna dla przedsiębiorców informacja:

W przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 3, fakturę wystawia się:

1) zgodnie z ust. 1 i 2 – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;

2) nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o którym mowa w pkt 1.

Jest to ważna informacja dla przedsiębiorców, również takich, którzy na co dzień wystawiają faktury wyłącznie dla firm. W razie konieczności wystawienia dokumentu ewidencjonującego sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, informacje te mogą okazać się bardzo przydatne,

Jakie informacje musi zawierać taka faktura?

Faktura na osobę fizyczną będzie różniła się od faktury, która została wystawiona na firmę. Przede wszystkim odbiorcą takiej faktury będzie osoba prywatna, a nie konkretne przedsiębiorstwo.

Co powinna zawierać faktura na osobę fizyczną?

  • datę wystawienia faktury,
  • numer faktury, który powala na jej jednoznaczną identyfikację,
  • imię, nazwisko i adres odbiorcy faktury, czyli klienta,
  • informacje o firmie, która wystawia fakturę – nazwę firmy, adres i numer NIP,
  • datę dostawy towaru lub wyświadczenia usługi,
  • datę zapłaty,
  • nazwę towaru,
  • jednostkę miary i ilość sprzedanego towaru,
  • cenę netto – niezawierającą podatku VAT,
  • stawkę VAT,
  • wysokość podatku VAT,
  • cenę brutto – zawierającą podatek VAT,
  • informację na temat ewentualnych zniżek i rabatów.

Jak widać, jedyna różnica pomiędzy fakturą na osobę fizyczną a fakturą dla firmy, to informacje o odbiorcy faktury, W przypadku faktury na osobę fizyczną jest to jedynie imię i nazwisko oraz adres klienta. Opcjonalnie na fakturze można umieścić dane kontaktowe, na przykład adres e-mail lub numer telefonu, z reguły jednak informacje takie nie pojawiają się na tego typu dokumentach.

Co z numerem PESEL na fakturze?

Wiele osób zastanawia się, czy na fakturze na osobę fizyczną należy umieścić numer PESEL odbiorcy faktury. Otóż nie ma takiego obowiązku. Prawdopodobnie też większość klientów nie będzie skłonna do podania numeru PESEL przedsiębiorcy. Nie jest to jednak problem – nie ma on obowiązku umieszczania numeru PESEL odbiorcy faktury na dokumencie. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby numer PESEL na fakturze umieścić – nie jest to błąd.

Faktura na osobę fizyczną – podsumowanie

Jak widać, wystawienie faktury na osobę fizyczną jest możliwe. Takie rozwiązanie stosowane jest głównie w sytuacji, gdy klient zażąda od przedsiębiorcy takiego dokumentu. Jednocześnie faktura jest bardzo dobrym sposobem ewidencjonowania sprzedaży w przypadku przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Źródło:

https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-prowadzic-ksiegowosc/jak-wystawiac-faktury-vat