Termin wystawienia faktury VAT – najważniejsze informacje

Chcesz wystawić fakturę dla swojego kontrahenta, ale nie masz pewności, jaki powinien być termin wystawienia faktury VAT? Ustawa o VAT szczegółowo reguluje tę kwestię, warto więc sprawdzić, co na ten temat mówią przepisy.

Terminy wystawiania faktur – co mówi ustawa o VAT?

Zgodnie z art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług, czyli tzw. ustawy o VAT, fakturę VAT należy wystawić nie później, niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wykonana została usługa. Jest to nadrzędna zasada, jeśli chodzi o termin wystawiania faktury VAT – powinien pamiętać o niej każdy przedsiębiorca.

Termin ten odnosi się również do faktur zaliczkowych, które dokumentują otrzymanie części zapłaty. Ma on zastosowanie także w przypadku wystawiania faktur dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Tutaj faktury wystawiane są na wyraźne żądanie klienta.

Czy istnieją wyjątki od opisanych zasad?

W ustawie o VAT opisane zostały wyjątki od ogólnych zasad, dotyczących terminu wystawiania faktur VAT. W niektórych przypadkach bowiem istnieją szczególne zasady, dotyczące tych terminów. Oto niektóre z nich:

  • faktura powinna zostać wystawiona do 30. dnia po wykonaniu usługi – dotyczy to usług budowlanych i budowlano-montażowych,
  • do 60. dnia od dnia dostarczenia towaru – zasada ta ma zastosowanie w przypadku dostaw drukowanych książek, czasopism i magazynów, z wyjątkiem map i ulotek,
  • do 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku drukowania książek, czasopism i magazynów,
  • z upływem terminu płatności – w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu czy dzierżawy.

Szczegółowe informacje na temat poszczególnych wyjątków znaleźć można w art. 106i ustawy o VAT.

Czy można wystawić fakturę wcześniej?

Przedsiębiorca może wystawić fakturę również przed dokonaniem sprzedaży lub wykonaniem usługi. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą zostać wystawione wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Uwaga, od zasady tej również obowiązują wyjątki. Termin ten nie dotyczy faktur, w których zawarta jest informacja o tym, jakie okresu rozliczeniowego dotyczy dokument, a także takich, które dokumentują:

  • opłaty za media, i usługi telekomunikacyjne,
  • usługi najmu, leasingu, ochrony osób, stałej obsługi biurowej lub prawnej itp.

I w tym przypadku szczegółowych informacji należy szukać w ustawie o VAT. W razie wątpliwości warto skontaktować się ze swoją księgowością, ponieważ niezastosowanie się do zasad tejże ustawy może skutkować poważnymi konsekwencjami.

Ile czasu na wystawienie faktury do paragonu w 2021 roku?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się także, jaki jest termin wystawiania faktur do paragonu w 2021 roku. Otóż zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, z żądaniem wystawienia faktury VAT do paragonu nabywca może wystąpić w ciągu trzech miesiąca od końca miesiąca, w którym dokonana została transakcji – a tym samym dnia, w którym wystawiony został paragon.

Czy po upływie trzech miesięcy można otrzymać fakturę do paragonu? Tak, jest to możliwe, jednak zależy to od dobrej woli przedsiębiorcy. Może on wystawić fakturę do paragonu, jednak nie ma takiego obowiązku.

Termin wystawienia faktury VAT – podsumowanie

Jak widać, przepisy dotycząca terminów wystawiania faktur VAT są bardzo skomplikowane. Nadrzędna zasada jest jednak taka, że faktura powinna być wystawiona najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towarów lub wykonanie usług. Oczywiście wiele zależy również od relacji pomiędzy przedsiębiorcą i jego kontrahentem – czasem warto po prostu wyjść naprzeciw oczekiwaniom drugiej strony, jeśli chodzi o termin wystawienia faktury VAT.