Faktura pro forma – co to jest i kiedy jest używana?

Twój klient poprosił Cię o wystawienie faktury pro forma, jednak nie masz pewności, kiedy stosuje się tego rodzaju dokument i jakie konsekwencje podatkowe może powodować? Dowiedz się wszystkiego na temat faktury pro forma – co to jest, w jakich sytuacjach można ją wystawić i jak to zrobić.

Faktura pro forma – co to?

Zadajesz sobie pytanie „Faktura pro forma – co to”? Odpowiedź na to pytanie nie jest tak trudna, jak mogłoby się wydawać. Otóż faktura pro forma to specjalny rodzaj dokumentu, który nie jest dokumentem księgowym. Najczęściej wystawiana jest ona przed wystawieniem faktury właściwej, na przykład jako element oferty. Ma ona na celu pokazanie potencjalnemu kontrahentowi, jaka dokładnie jest oferta, jakie będą koszty skorzystania z usługi lub czy pojawią się opłaty dodatkowe.

Jakie elementy powinna zawierać faktura pro forma?

Faktura pro forma swoją budową przypomina tradycyjną fakturę. Powinna ona zawierać następujące elementy:

  • tytuł faktury – w tym miejscu musi znaleźć się informacja, że jest to faktura pro forma,
  • numer faktury,
  • dane firmy, która wystawia fakturę,
  • dane odbiorcy faktury,
  • datę oraz miejsce wystawienia dokumentu,
  • termin płatności, sprzedaży  lub realizacji faktury – wbrew wielu opiniom informacja taka musi pojawić się na fakturze pro forma,
  • określenie przedmiotu faktury, na przykład wykonanej usługi lub sprzedanego towaru,
  • jednostka miary i ilość,
  • cenę netto i brutto,
  • stawkę podatku VAT,
  • wysokość podatku VAT,
  • kwotę do zapłaty – również zapisaną słownie,
  • informację na temat płatności, np. numer konta.

Jak widać, jedyna różnica pomiędzy tym, co powinno znaleźć się na fakturze pro forma, a tym, co jest na właściwej fakturze, to informacja o tym, że dana faktura jest pro forma.

Kiedy stosuje się fakturę pro forma?

Fakturę pro forma stosuje się w różnych sytuacjach. Najczęściej wystawiana jest:

  • w celu przedstawienia oferty kontrahentowi – dzięki temu może on zorientować się, jakie będą ostateczne koszty skorzystania z usługi lub zakupu towaru,
  • w celu poinformowania, że niebawem zostanie wystawiona faktura właściwa,
  • fakturę pro forma można również wysłać jako swego rodzaju wezwanie do zapłaty.

Bardzo często faktura pro forma stanowi potwierdzenie przyjęcia zamówienia.

Czy faktura pro forma powoduje konsekwencje podatkowe?

To bardzo ważne pytanie, które zadają sobie przede wszystkim osoby, które wystawiły fakturę pro forma lub które otrzymały taki dokument, a nie dostały faktury właściwej. Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Ministerstwo Finansów, faktura pro forma nie powoduje obowiązku podatkowego. Nie ma więc konieczności opłacania podatku VAT czy podatku dochodowego. Dlaczego?

Otóż zgodnie z polskim prawem faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie powoduje więc skutków w zakresie podatku VAT ani żadnego innego. Faktura pro forma powinna zatem być traktowana wyłącznie jako dokument handlowy, a nie jako dokument księgowy.

Jak wystawić fakturę pro forma?

Aby wystawić fakturę pro forma, należy postępować dokładnie tak samo jak w przypadku innych faktur. Jedyna różnica jest taka, że na samej górze powinien znajdować się napis „”Faktura pro forma”. W większości programów do księgowania wystarczy zaznaczyć odpowiedni rodzaj faktury. Dzięki temu nie będzie ona uwzględniana jako dokument księgowy podczas rozliczenia. Jeśli natomiast faktury wystawiasz ręcznie, w odpowiednim polu dodaj tylko oznaczenie „pro forma”.

Faktura proforma – podsumowanie

Wiesz już, co to jest faktura pro forma, w jakim celu się ją wystawia i jakie elementy musi zawierać. Co ważne, faktura pro forma nie powoduje obowiązku podatkowego, jeśli więc kontrahent poprosi Cię o wystawienie takiego dokumentu, nie spowoduje to obowiązku opłacenia podatku VAT. Warto zdecydować się na wystawienie faktury pro forma w celu potwierdzenia zamówienia złożonego przez kontrahenta lub aby poinformować go, jakie dokładnie będą koszty skorzystania z usług lub zakupu towarów.