Faktura korygująca – jak wystawić korektę faktury?

Popełniłeś błąd podczas wystawiania faktury, jednak zorientowałeś się dopiero w momencie, gdy dokument został wysłany do klienta? A może chcesz zaoferować klientowi upust lub dostałeś informację, że dane na fakturze są niepoprawne? Spokojnie – możesz wystawić fakturę korygującą! Sprawdź, jak to zrobić.

Faktura korygująca – co to jest?

Faktura korygująca bardzo często nazywana jest także fakturą korektą. Jest to swego rodzaju korekta faktury pierwotnej. Faktura korygująca to dokument, który wystawiany jest przez sprzedawcę w celu skorygowania błędów i nieprawidłowości, jakie pojawiły się na fakturze właściwej. Korekcie mogą podlegać różne elementy na fakturze pierwotnej, m.in. ilość towaru, jego cena, a także stawka podatku.

W jakich sytuacjach można wystawić taką fakturę?

Informacja na temat tego, w jakich sytuacjach powinna zostać wystawiona faktura korygująca, znalazła się w Art. 106j Ustawy o podatku od towarów i usług. Jak czytamy w Ustawie:

Faktura korygująca: 

  • W przypadku gdy po wystawieniu faktury:
  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a podstawa opodatkowania usług i dostawy towarów ust. 7 pkt 1,
  • udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a podstawa opodatkowania usług i dostawy towarów ust. 10 pkt 1,
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b obowiązek wystawienia faktury ust. 1 pkt 4,
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Jak widać, sytuacji, w których przewidziane jest wystawienie faktury korygującej, jest sporo. Najczęściej jednak taka faktura wystawiana jest w sytuacji, kiedy przedsiębiorca, który przygotowywał dokument, pomylił się odnośnie ilości towaru, ceny czy innych elementów. Możliwość wystawienia faktury korygującej chroni przedsiębiorców przed koniecznością ponoszenia odpowiedzialności, na przykład gdy na fakturze określona została zła cena za towar lub usługę czy nieprawidłowa stawka podatkowa.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca musi zawierać następujące elementy:

  • w tytule faktury obowiązkowa powinien pojawić się zapis „Faktura korygująca” lub „Korekta faktury” wraz z numerem faktury, do której odnosi się korekta,
  • numer i data faktury,
  • wszystkie dane, które pojawiły się w fakturze pierwotnej,
  • informacje o danych, które zostały objęte korektą,
  • przyczyna korekty,
  • w sytuacji, gdy korekta powoduje zmianę podstawy opodatkowania, przedsiębiorca jest również zobowiązany do korekty podstawy opodatkowania lub korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

Uwaga: gdy przedsiębiorca udziela rabatu lub upustu na wszystkie towaru i usługi, wymienione na fakturze, faktura korygująca musi zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka ceny.

Po jakim czasie można wystawić fakturę korygującą?

Zdarza się, że błąd na fakturze nie zostanie zauważony od razu, a dostrzeże go dopiero pracownik księgowości, i to po długim czasie. Wiele osób zadaje sobie pytanie, jaki jest możliwy termin wystawienia faktury korygującej. W polskich przepisach nie zostało to dokładnie określone, w związku z czym większość osób kieruje się 5-letnim okresem przechowywania dokumentów księgowych. Jeśli błąd zostanie zauważony dopiero po pięciu latach, korekta do faktury nie jest potrzebna, gdyż zobowiązanie podatkowe ulega przedawnieniu.

Korekta faktury – czy konieczne jest potwierdzenie odbioru?

Kolejna kwestia dotyczy potwierdzenia odbioru faktury korygującej. To, czy potwierdzenie takie jest konieczne, zależy od rodzaju korekty. Otóż faktury korygujące można wystawić w związku ze zmniejszeniem lub zwiększeniem podstawy opodatkowania. W sytuacji, gdy korekta dotyczy zwiększenia ceny towaru lub usługi, a tym samym powoduje zwiększenie kwoty podatku, mówi się o fakturze in plus. Jeśli natomiast cena, a co za tym idzie, stawka VAT, ulegnie pomniejszeniu, jest to faktura in minus.

Do końca 2020 roku w przypadku faktury in minus konieczne było uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury. Od 2021 roku, w związku z wprowadzeniem tzw. Slim VAT, przedsiębiorca nie musi już wymagać potwierdzenia odbioru faktury korygującej in minus. Od 2021 roku wymagane jest posiadanie dokumentacji, która potwierdzałaby wszystkie ustalenia dotyczące wystawienia faktury korygującej.

Jak wystawić korektę faktury?

Aby wystawić fakturę korygującą, należy przede wszystkim odnaleźć fakturę pierwotną. W większości programów do księgowania wystarczy znaleźć taką fakturę, a następnie wybrać opcję edycji i skorygowania danej faktury. W programach takich korekta faktury daje szerokie możliwości, między innymi zmiany ceny czy stawki podatku VAT.

W niektórych programach może być również opcja Wystaw fakturę korygującą, gdzie trzeba postępować według instrukcji. Jeśli wystawiasz faktury ręcznie, możesz posiłkować się fakturą pierwotną, zmieniając informacje, które wymagają korekty. Nie zapomnij, że faktura musi być oznaczona jako „Faktura korygująca” lub „Faktura korekta”.

Co bardzo ważne, faktura korygująca może być zaksięgowana w okresie, w którym wystawiona została faktura pierwotna – na przykład jeśli jeśli korekta była niezbędna z uwagi na pomyłkę podczas wyliczania podatku VAT. W okresie bieżącym można także zaksięgować fakturę korektę, jeśli na przykład jej wystawienie spowodowane było zwrotem towaru.

Faktura korygująca – podsumowanie

Faktura korygująca to dokument, który pozwala na poprawienie faktury pierwotnej lub wprowadzenie zmian w dokumencie. Z reguły faktura taka wystawiana jest w momencie, gdy przedsiębiorca popełni błąd podczas wystawiania faktury lub gdy chce dać upust klientowi. Warto pamiętać o możliwości wystawienia takiego dokumentu.