Data sprzedaży a data wystawienia faktury – co musisz wiedzieć?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, czym dokładnie różni się data sprzedaży od daty wystawienia faktury. Jest to o tyle istotne, że daty na fakturze mają istotny wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego, zarówno jeśli chodzi o PIT, jak i VAT.

Data wystawienia faktury – co mówią przepisy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura VAT powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Jeśli na przykład sprzedaż miała miejsce 20 stycznia, to faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej 15 lutego.

Co bardzo istotne, zasada ta obowiązuje również w przypadku faktur zaliczkowych, a także tych, które zostały wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, że w drugim przypadku faktura może być wystawiona wyłącznie na żądanie klienta.

Oczywiście istnieją wyjątki od tej zasady. W przypadku usług budowlanych faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania usługi. Innym przypadkiem jest sytuacja, gdy faktura dotyczy dostaw drukowanych książek, czasopism i magazynów, z wyjątkiem map i ulotek. Tutaj faktura może być wystawiona w ciągu 60 dni od daty dostarczenia towaru. O innych wyjątkach można przeczytać w ustawie o VAT. W większości przypadków jednak obowiązuje zasada, że faktura musi być wystawiona do 15. dnia następującego po miesiącu, gdy dokonana została transakcja.

Data sprzedaży na fakturze – co trzeba wiedzieć?

Data sprzedaży na fakturze dotyczy dnia, w którym dokonano sprzedaży, dostarczono towar lub wykonano usługę. Stosuje się tutaj zamiennie takie określenia, jak data dokonania dostawy lub data wykonania usługi.

Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, data sprzedaży jest jedną z informacji, które powinny być zawarte na fakturze. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w których data sprzedaży jest taka sama, jak data wystawienia faktury. Wtedy nie trzeba umieszczać informacji o dacie sprzedaży na dokumencie (podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT). Oczywiście umieszczenie daty sprzedaży w takiej sytuacji nie jest błędem.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Kwestie związane z umieszczaniem na fakturze daty sprzedaży i daty wystawienia faktury wpływają przede wszystkim na moment powstania obowiązku podatkowego. Istotne jest tutaj przede wszystkim określenie momentu powstania przychodu. Jak wynika z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT:

Za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 1, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h–1j i 1n–1p, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury albo
  • uregulowania należności.

Wyjątkiem są usługi ciągłe, czyli takie, który wykonywane są w określonych okresach rozliczeniowych. Wtedy przyjmuje się, że datą sprzedaży jest ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Może to być na przykład kwartał. Jeśli firma wykonuje cykliczne zlecenie, za moment powstania przychodu uznaje się ostatni dzień danego kwartału, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę.

Data sprzedaży a data wystawienia faktury – podsumowanie

Jak widać, kwestia daty sprzedaży i daty wystawienia faktury budzi wiele wątpliwości. Kluczowa informacja jest taka, że w większości przypadków faktura powinna zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano sprzedaży. Jeśli data sprzedaży jest taka sama jak data wystawienia faktury, nie trzeba ujmować jej w dokumencie. Jeżeli natomiast daty te są inne, informacja o dacie sprzedaży musi znaleźć się na fakturze. Jest ona bowiem istotna dla określenia momentu powstania przychodu, a co za tym idzie – obowiązku podatkowego.