Dane do faktury – co trzeba wiedzieć?

Zaczynasz prowadzenie biznesu i zastanawiasz się, jak zrozumieć i opanować temat faktur? Czy zawsze trzeba je wystawić? A co z VAT? Pojawia się coraz więcej pytań i niewiadomych, jednak nie należy wpadać w panikę, bo nie taka faktura straszn, jak się wydaje. Sprawdź, co trzeba wiedzieć na temat faktur i dowiedz się, jakie dane do faktury muszą znaleźć się na dokumencie.

Wystawianie faktur – najważniejsze informacje

Przede wszystkim należy pamiętać, że sprzedając towar lub usługę innej firmie, zawsze należy wystawić fakturę, niezależnie czy nabywca jest zwolnionym czy czynnym podatnikiem VAT. Jeżeli sprzedawca jest zwolniony z VAT, ma możliwość wystawienia rachunku, istotne jednak jest to, aby dokumenty sprzedaży były w dwóch egzemplarzach – jeden dla sprzedającego i jeden dla kupującego. Bardzo ważne jest, aby dane umieszczone na fakturze były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Jakie dane do faktury VAT są obowiązkowe?

Zastanawiasz się, jakie dane powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura? Lista nie jest krótka, jednak każdy program do wystawiania tego typu dokumentu pozwala szybko go wygenerować. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT na fakturze muszą znaleźć się poniższe dane:

  • data wystawienia,
  • kolejny numer, który jednoznacznie ją identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy usług lub towarów oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, czyli NIP,
  • numer NIP nabywcy,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
  • kwoty upustów, obniżek cen,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolniona od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwota należności ogółem.

Jakie dane do faktury korygującej?

Może się zdarzyć, że w trakcie prowadzenia sprzedaży, konieczne będzie wystawienie korekty faktury. Dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, określa art. 106j ust. 2 ustawy. Są to:

  • numer kolejny oraz data jej wystawienia,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: data wystawienia, numer faktury,
  • imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy,
  • numer NIP sprzedawcy,
  • numer NIP nabywcy,
  • nazwa towaru lub usługi objętych korektą.

W sytuacji, gdy korekta powoduje zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, należy podać kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej. Gdy zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania, wystarczy podać prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura bez VAT a uproszczona

Zasadniczo faktura bez VAT powinna zawierać te same dane, co faktura VAT, natomiast bezwzględnie musi zostać wskazana podstawa prawna korzystania ze zwolnienia z VAT, np. na podstawie art. 43 ust. 1. Wyjątkiem jest korzystanie ze zwolnienia z VAT na podstawie nie przekroczenia limitu obrotów – w tym przypadku nie ma obowiązku zamieszczenia podstawy zwolnienia z VAT.

Zarówno vatowcy ,jak i nievatowcy, mogą wystawiać faktury uproszczone w formie paragonu z numerem NIP nabywcy. Faktura uproszczona zawiera dane, jak faktura VAT, a zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT fakturę uproszczoną można wystawić w przypadku, gdy jednocześnie zachodzą warunki:

  • kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, gdy kwota określona jest w tej walucie,
  • faktura zawiera dane, które pozwalają określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Mogą, jednak nie muszą, ponieważ posługiwanie się tym rozwiązaniem jest dobrowolne. Trzeba jednak pamiętać, że zamierzeniem resortu finansów jest, by obowiązkiem stało się od stycznia 2023 roku.

Dane do faktury – podsumowanie

Informacja na temat tego, jakie dane do faktury są potrzebne, jest bardzo ważna dla wszystkich przedsiębiorców. Warto zawsze upewnić się, czy na fakturze znajdują się wszystkie niezbędne dane oraz czy są one poprawne, ponieważ pozwoli to na uniknięcie konieczności dokonywania korekty.