Anulowanie faktury – kiedy jest możliwe? Jak anulować fakturę?

Popełniłeś błąd podczas wystawiania faktury? A może Twój kontrahent nie odebrał dokumentu lub dokonał jego zwrotu i zastanawiasz się, czy możesz go anulować? Sprawdź, w jakich przypadkach możliwe jest anulowanie faktury i dowiedz się, jak to zrobić!

W jakich sytuacjach możliwe jest anulowanie faktury?

Anulowanie faktury jest możliwe pod dwoma konkretnie określonymi warunkami:

  1. Jeśli nie doszło do faktycznego wykonania usługi lub sprzedaży towarów, które zostały określone na fakturze.
  2. Jeżeli faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.

 

O ile punkt pierwszy jest zrozumiały, o tyle pewne wątpliwości może budzić kwestia tego, czy dana faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Otóż chodzi tutaj na przykład o sytuację, gdy dana faktura została wysłana do kontrahenta, jednak on jej nie odebrał. O niewprowadzeniu faktury do obrotu prawnego możemy mówić również w sytuacji, gdy faktura została wysłana i odebrana przez kontrahenta, a następnie została przez niego zwrócona do wystawcy faktury.

W jaki sposób kwestia anulowania faktur jest regulowana przez przepisy?

Ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. Istnieje jednak oficjalne stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, zgodnie z którym anulowanie faktur jest możliwe. Mowa tutaj o interpretacji indywidualnej z dnia 20 września 2019 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK. Jak możemy przeczytać w interpretacji:

 

„(…) W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji (o przyczynie i okolicznościach anulowania) uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.” 

Jak anulować fakturę?

Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS, anulowanie faktury powinno wyglądać następująco:

 

  • Niezbędne jest przekreślenie zarówno oryginału, jak i kopii faktury.
  • Należy dokonać adnotacji na temat przyczyn i okoliczności anulowania faktury, na przykład: Faktura została zwrócona przez kontrahenta.
  • Kluczowe jest to, aby niemożliwe było powtórne wykorzystanie danej faktury.

 

Widać zatem, że anulowanie faktury nie jest procesem skomplikowanym. Istotne jest jednak to, aby mieć świadomość, że anulowanie faktury dopuszczalne jest tylko w wyjątkowych przypadkach i z procedury tej nie należy korzystać regularnie.

Uwaga: anulowane faktury należy przechowywać w dokumentacji księgowej, podobnie jak faktury sprzedażowe.

Czy można anulować fakturę elektroniczną?

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie również pytanie, jak anulować fakturę elektroniczną. Jeśli przedsiębiorca – na przykład omyłkowo – wystawi fakturę i wyśle ją do kontrahenta, ten nie ma możliwości dokonania jej fizycznego zwrotu. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których faktury wystawiane w formie elektronicznej są automatycznie księgowane przez program do obsługi faktur. Nie ma więc żadnej pewności co do tego, czy dana faktura nie zostanie uwzględniona przez księgowość nabywcy. Przyjmuje się więc, że nie ma możliwości anulowania faktur wystawionych elektronicznie.

Potwierdzeniem tej tezy może być kolejna interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 stycznia 2019 r. o sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK. Wynika z niej, że:

„(…) faktura elektroniczna, nawet z oczywistymi błędami, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. (…) dla udokumentowania tego anulowania nie jest wystarczające wydrukowanie wystawionych Faktur Elektronicznych i oznaczenie ich jako anulowane oraz wysłanie do odbiorców (Klientów) informacji o anulowaniu takich faktur.”

Anulowanie faktur – podsumowanie

Choć z interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wynika, że anulowanie faktur jest możliwe, procedura taka powinna być stosowana wyłącznie w wyjątkowych przypadkach.  Nie jest możliwe anulowanie faktur tylko z tego powodu, że wystawca dokumentu popełnił błąd. W takich sytuacjach niezbędna jest faktura korygująca.