Faktura wewnętrzna – czym jest i kiedy można ją wystawić?

Faktura wewnętrzna jest bardzo specyficznym dokumentem, z którego można skorzystać w kilku określonym sytuacjach. Dowiedz się, czym dokładnie jest faktura wewnętrzna i do czego służy.

Czym jest faktura wewnętrzna?

Faktura wewnętrzna, nazywana również fakturą wewnętrzną opodatkowania, to rodzaj dokumentu, księgowego. Tym, co wyróżnia taką fakturę jest to, że wystawia się ją tylko wtedy, kiedy dana czynność (na przykład sprzedaż towaru) nie niesie za sobą konieczności wystawienia faktury, ale powoduje powstaniu obowiązku zapłacenia podatku.

Innymi słowy, gdy dana czynność wywołuje obowiązek opodatkowania – mimo że nie trzeba wystawiać faktury – można zdecydować się na skorzystanie ze sposobu księgowania, jakim jest faktura wewnętrzna.

W tym miejscu warto podkreślić, że w polskim prawie pojęcie faktury wewnętrznej nie obowiązuje już od 2013 roku. Zastąpiono jest bowiem określeniem: dokument wewnętrzny opodatkowania. 

Kiedy warto wystawić fakturę wewnętrzną?

Powstaje zatem pytanie, czy wystawianie faktur wewnętrznych, a raczej dokumentów wewnętrznych opodatkowania, jest w jakikolwiek sposób zasadne, skoro nie jest ono koniecznie? Okazuje się, że tak. Co więcej, faktura wewnętrzna opodatkowania może okazać się bardzo przydatna – głównie dzięki temu, że pozwoli ona na zachowanie porządku w dokumentach księgowych.

W jakich sytuacjach należy wystawić dokument wewnętrzny opodatkowania?

  • w sytuacji, gdy nastąpiło nieodpłatne przekazanie towarów lub świadczenie usług,
  • w momencie, gdy dochodzi do zwrotu środków uzyskanych w ramach dotacji i różnego typu dofinansowań,
  • w przypadku WNT, czyli wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
  • w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia usług – chodzi tutaj o nabycie usług od firmy działającej na terenie Unii Europejskiej.

To właśnie transakcje wewnątrzwspólnotowe są najczęstszą sytuacją, w której firmy wystawiają faktury wewnętrzne.

Jakie dane powinny znaleźć się na takiej fakturze?

Jeśli planujesz wystawienie dokumentu wewnętrznego opodatkowania, koniecznie sprawdź, jakie dane powinny się na nim znaleźć. Oto one:

  • data wystawienia dokumentu,
  • data przekazania towarów lub świadczenia usług,
  • numer dokumentu – istotne jest, aby pozwalał on na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu,
  • szczegółowe informacje o stronach transakcji, np. nazwa firmy, numer NIP i adres, ew. również dane kontaktowe,
  • informacja o kursie, według którego przeliczono kwoty na fakturze,
  • informacja o rodzaju transakcji, a także przedmiot transakcji,
  • informacje o opodatkowaniu – podstawa opodatkowania, stawka podatku VAT (jeśli takowy występuje. Jeśli nie, informacja o stawce VAT 0%), a także wartość podatku VAT.

Jak widać, na dokumencie wewnętrznym opodatkowania nie ma informacji o kwocie do zapłaty. Dokument ten dotyczy bowiem transakcji nieodpłatnych.

Dokument wewnętrzny opodatkowania – co stanowi podstawę podatku?

Odliczanie podatku VAT przebiega tak samo w przypadku dokumentu wewnętrznego opodatkowania, jak przebiegało ono przy fakturze wewnętrznej do 2013 roku. Jeżeli na danym dokumencie nie ma informacji o podstawie opodatkowania, a tym samym także o kwocie podatku VAT, podatnik ma prawo do dopisania takiej informacji. Może on zawrzeć tam informacje o kwocie naliczonego podatku VAT wraz z informacją o kursie, według jakiego kwota ta została naliczona.

Kluczowe jest tutaj to, że w przypadku takiego dokumentu nie ma odbiorcy. Podatnik wystawia dokument wewnętrzny opodatkowania na własne potrzeby, aby udowodnić, że naliczono podatek VAT. To rodzaj dowodu księgowego, który w przyszłości może pozwolić na odtworzenie danej sytuacji – czyli danej nieodpłatnej transakcji.

Faktura wewnętrzna – podsumowanie

Choć samo określenie faktury wewnętrznej nie obowiązuje już od 2013 roku, dzisiaj przedsiębiorcy korzystają z dokumentów wewnętrznych opodatkowania. Tego typu dokumenty nie są bardzo popularne, jednak w niektórych sytuacjach mogą okazać się przydatne. Z tego powodu warto wiedzieć o możliwości wystawienia takiego dokumentu.