Faktura uproszczona – czym jest i kiedy można ją wystawić?

Faktura uproszczona jest dokumentem, który od pewnego czasu cieszy się bardzo dużą popularnością. Sprawdź, czym dokładnie jest taka faktura, kiedy można ją wystawić i jakie dane powinna zawierać. Przy okazji dowiesz się również, kiedy można potraktować paragon fiskalny jako fakturę uproszczoną.

Czym jest faktura uproszczona?

Zacznijmy od tego, czym dokładnie jest faktura uproszczona. Otóż jest to szczególny rodzaj dokumentu, który został opisany w art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług [Ustawy o VAT]. Jak czytamy w ustawie:

Faktura może nie zawierać:

(…) 

3)

w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

A zatem w sytuacji, gdy kwota transakcji nie przekracza 450 zł, podatnik może wystawić fakturę uproszczoną. Dokument taki musi jednak zawierać informację na temat stawek podatku.

Na fakturze uproszczonej nie muszą natomiast znajdować się następujące informacje:

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • miara i ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku – nazywana również ceną jednostkową netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku,
  • stawka podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej,
  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Widać więc, że na fakturze uproszczonej nie musi znajdować się wiele szczegółowych informacji, które przedsiębiorcy są zobowiązani umieszczać na innych rodzajach faktur. Jest to ogromne ułatwienie – szczególnie w przypadku transakcji na niewielkie kwoty do 450 zł.

Co zawiera faktura uproszczona?

Pora na wyjaśnienie, jakie informacje musi zawierać faktura uproszczona. Otóż na dokumencie nie może zabraknąć takich informacji, jak:

  • data wystawienia dokumentu,
  • kolejny numer, pozwalający na jednoznaczną identyfikację faktury – uwaga, numer paragonu i numer faktury nie są takie same!
  • numer umożliwiający identyfikację podatnika,
  • numer pozwalający na identyfikację nabywcy towarów lub usług,
  • data dokonania transakcji lub zakończenia dostarczania towarów czy też wykonania usługi – jeśli jest ona inna niż data wystawienia faktury,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • informacje na temat ewentualnych rabatów,
  • kwota należności ogółem.

Faktura uproszczona najczęściej przyjmuje fakturę paragonu i można otrzymać ją od razu po zakupie towaru lub skorzystaniu z usługi – wystarczy podać numer NIP. Warto pamiętać o takiej możliwości, ponieważ to doskonała alternatywa dla tradycyjnej faktury – tym bardziej, że w przypadku faktury uproszczonej nie trzeba podawać tak wielu danych, co pozwala na oszczędność czasu.

Kiedy można ją wystawić, a kiedy nie jest to możliwe?

Fakturę uproszczoną można wystawić w sytuacji, kiedy kwota transakcji wynosi maksymalnie 450 zł brutto. Jest to możliwe również wtedy, gdy kwota ta wynosi nie więcej niż 100 euro brutto – pod warunkiem, że kwota do zapłaty na fakturze uproszczonej jest określona w euro. Co ważne, fakturę uproszczoną może wystawić każdy podatnik, bez względu na to, czy jest płatnikiem VAT.

Istnieją również sytuacje, w których nie można wystawić faktury uproszczonej. Nie jest to możliwe, gdy:

  • dokonywana jest sprzedaż wysyłkowa z kraju i na terenie kraju,
  • kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – czyli na fakturze uproszczonej nie byłoby możliwości umieszczenia numeru NIP,
  • prowadzona jest wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
  • dokonywana jest dostawa towarów lub gdy świadczone są usługi, które  podlegają opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska – dla tego rodzaju transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku jest nabywca towarów lub usług.

Paragon jako faktura uproszczona

Wiele osób zastanawia się, w jakich sytuacjach można uznać paragon za fakturę uproszczoną.Otóż jest to możliwe zawsze wtedy, kiedy nabywca zażyczy sobie, aby na dokumencie znalazł się jego numer NIP, a dodatkowo jest kwota nie przekracza 450 zł. Wtedy każdy paragon może zostać uznany za fakturę uproszczoną.  Od stycznia 2020 roku fakturą uproszczoną jest wyłącznie paragon z NIP – nie trzeba wystawiać do niego dodatkowej faktury.

Podsumowanie

Faktura uproszczona to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy dokonują niewielkich zakupów lub korzystają z usług, których wartość nie przekracza 450 zł. Zdecydowanie warto wybierać tę formę rozliczenia zamiast tradycyjnej faktury – szczególnie, że w przypadku faktury uproszczonej wystarczy podać numer NIP, bez podawania nazwy firmy czy adresu. To nie tylko oszczędność czasu, ale też mniejsze ryzyko pomyłki przy wpisywaniu danych.