Zmiany w VAT (cz. I) – Biała Księga

W odpowiedzi na pojawiające się pytania i z myślą o Waszej wygodzie, przedstawiamy zbiór najważniejszych informacji dot. Białej Księgi.

Zainspirowało nas to także do utworzenia cyklu opisującego zmiany w VAT, które istotnie wpływają na sposób funkcjonowania firm. Już teraz zdradzimy, że bohaterem drugiej części będzie Split-Payment… ale najpierw: Biała Księga.

Biała księga – co to jest?

Biała Księga to elektroniczny wykaz podatników VAT. Funkcjonuje już od 1 września 2019 roku. Zawiera najważniejsze informacje dot. zarejestrowania i wyrejestrowania firm, a także statusu podatnika VAT wraz z numerami rachunków, na które powinny być dokonywane płatności za wystawiane przez nich faktury. Nie są tu jednak prezentowane prywatne konta używane nieraz do rozliczeń przez jednoosobowe działalności gospodarcze.

Listę prowadzi Szef KAS (Krajowej Administracji Skarbowej). Znajdziemy ją na stronie https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka, a także z poziomu Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ (“Wykaz podatników VAT”)

Co zrobić jeśli prezentowane dane są nieaktualne/nie ma mnie na liście?

Szef KAS pobiera niezbędne informacje z dostępnych rejestrów publicznych. Warto więc sprawdzić czy są poprawne, a w razie potrzeby wystąpić z wnioskiem o sprostowanie lub usunięcie:

  • spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne mogą złożyć wniosek o aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2),
  • przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG.

Jeśli jesteś podatnikiem VAT, a Twojego rachunku nie ma na liście, upewnij się, że:

1. posiadasz rachunek firmowy – jeśli nie, należy go założyć; jeśli nie jesteś pewny, możesz to potwierdzić ze swoim bankiem

2. zgłosiłeś obecny rachunek firmowy do Urzędu Skarbowego – jeśli nie, trzeba to uzupełnić:

3. bank przekazał numer rachunku do STIR (Systemu Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej)  – jeżeli opisane wyżej przypadki nie odnoszą się do Twojej sytuacji pozostaje jeszcze kontakt z bankiem w celu wyjaśnienia kwestii przekazania danych do STIR.

Kiedy obowiązuje?

Mamy obowiązek weryfikacji rachunku bankowego, gdy spełnione są łącznie poniższe warunki:

  • dostawca jest czynnym podatnikiem VAT
  • wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,
  • uzupełniony jest numer rachunku bankowego w danych kontrahenta, a jako metodę płatności wybrano przelew.

Jak szukać?

Mamy możliwość wyszukiwania danych po NIPie, REGONie, fragmencie nazwy firmy czy nazwiska podmiotu (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą), a także po samym numerze rachunku.

Po wpisaniu niezbędnych informacji możemy także określić datę jako stan, na jaki chcemy uzyskać wyniki. Istnieje możliwość weryfikacji do 5 lat wstecz.

System aktualizuje dane raz dziennie (w każdy dzień roboczy) dlatego warto sprawdzać rachunek kontrahenta w dniu realizacji przelewu.

W odpowiedzi otrzymamy potwierdzenie danych dotyczących wyszukiwanego podmiotu wraz z unikalnym identyfikatorem przypisanym do danego wyszukiwania. Ministerstwo doradza wydrukować wyniki wyszukiwania (i podpiąć wydruk pod fakturę, której dotyczy). Można też zachowywać dane w postaci pdf. Poniżej artykuł z gazety podatkowej :

„Jak wskazało Ministerstwo, przy sprawdzaniu generuje się unikatowy identyfikator wyszukania, zaś na wygenerowanym potwierdzeniu zawarta jest informacja o ww. numerze, dacie i godzinie sprawdzenia, co zdaniem MF stanowi dowód dochowania należytej staranności przy doborze kontrahenta. Ministerstwo zauważyło, że sytuacja podmiotu może ulec zmianie na dany dzień ze względu na różne okoliczności, co może doprowadzić do sytuacji, że w zależności od daty dokonywania sprawdzenia, informacje o danym podmiocie na ten sam dzień będą się różniły.”

http://www.gazetapodatkowa.gofin.pl/wazne_informacje,1364.html

Jeśli dokonujesz płatności, a rachunek bankowy na liście, różni się od wskazanego na fakturze (bądź w ogóle tam nie widnieje) powinieneś najpierw wyjaśnić to ze swoim kontrahentem.

Sankcje

Obowiązują od 1 stycznia 2020 roku.

Jeśli dokonamy wpłaty, na rachunek bankowy, który nie widnieje na białej liście, a wysokość przelewu przekracza 15 tys. – nie będziemy mogli uznać kosztów uzyskania przychodów w PIT i CIT. Ponadto poniesiemy ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli ten nie zapłaci należnego podatku VAT od transakcji.

Istotne będzie czy rachunek bankowy był zarejestrowany w wykazie w dniu, w którym zleciliśmy przelew (a nie data obciążenia naszego rachunku)

Jeżeli dokonamy płatności na rachunek bankowy, który nie został wskazany na białej liście należy zgłosić wpłatę w Urzędzie Skarbowym. Mamy na to 3 dni od realizacji takiej operacji.

Unikniemy sankcji także w przypadku dokonania płatności z wykorzystaniem split-payment.

Plusy i minusy rozwiązania

W najgorszej sytuacji są (jak to zwykle bywa) mali przedsiębiorcy. Jeżeli dochody naszej firmy nie przekraczają 200.000 zł w skali roku, to możemy świadomie zrezygnować ze statusu płatnika VAT. Korzystamy wówczas z tzw. zwolnienia podmiotowego. W tej sytuacji jednak narażamy się na utratę wiarygodności, gdyż nasze rachunki nie zostaną zapisane na białej liście.

Niewątpliwą korzyścią jest oczywiście możliwość szybkiej i skutecznej weryfikacji kontrahentów.